לעיתים קרובות אני נתקלת בפרויקט או צוות של אדם יחיד. במקרים כאלה, כמעט תמיד אין לו גנט המתאר את הפעילויות שלו.

• במקרה הטוב יהיו המשימות שלו מרוכזות במקום אחד: רשימה אחת או כלי לניהול משימות.
• במקרה הנפוץ יותר יהיו מרבית המשימות שלו במקום אחד, והשאר מפוזרות בין סיכומים, מצגות, הודעות וכו'. אני קוראת להם "פתקים בכל מיני כיסים".

הארגון כאילו עושה טובה לאותו אדם, בכך ש"סומך עליו" ונותן לו לנהל את המשימות לפי ראות עיניו וגם "חוסך לו זמן" בכך שפוטר אותו מניהול לוח זמנים.

בפועל, התנהלות כזאת יוצרת עומס על אותו אדם, המקבל מדי פעם מכיוונים שונים דרישות חדשות / מעודכנות, חלקן הכרחיות וחלקן לא, חלקן דחופות וחלקן לא.
מאחר ואין לו לוח זמנים (גנט) ברור וגלוי:

1. אין הערכה ברורה שמראה אם ניתן להוסיף לו משימות. לאלו המוסיפים לו משימות אין את היכולת לראות את השפעתן על משימות קודמות ויעדים שונים. התוצאה היא בדרך כלל שיקבל יותר משימות מכפי שיוכל לבצע (המשמעות: איחורים), יעבוד חלק ניכר מזמנו ב"כיבוי שרפות" (המשמעויות: איכות תוצרים נמוכה יותר וגם שחיקה).
2. אין תוכנית ברורה, שמראה מתי הוא צפוי להגיע אל אבני הדרך (השלמת חלק כלשהו, קבלת החלטה כלשהי וכדומה) ומה תיעדוף המשימות. כך קשה מאד לזהות עיכובים עתידיים, ולכן לא ניתן לקבל מראש החלטות מושכלות למניעתם.
3. כאשר אין לוח זמנים ברור, המראה באילו תאריכים יהיה לאותו אדם צורך בקבלת מידע או תוצרים אחרים ומתי יהיו מוכנים התוצרים שלו, קשה לתאם מועדי אספקה עם הלקוחות, הספקים וגורמים שונים בארגון עצמו. העמימות הזאת גורמת לכך שתאריכי המסירה בפועל מאוחרים ממה שאפשר היה לקבל.
4. החוסר בשקיפות (visibility) פוגע בתיאום ושיתוף הפעולה בין חלקים שונים בארגון. לפעמים מגיעים למצב שבו אנשים שונים "שומרים את הקלפים שלהם קרוב לחזה", כך שאין מספיק נתונים (או שיש נתונים מוטעים) לקבלת החלטות מיטביות. מכאן הדרך קצרה להיווצרות מחנות ו/או קבלת החלטות המושפעת מפוליטיקה ארגונית, במקום צרכי החברה ולקוחותיה.

נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage

שאלות ותגובות למיתוס זה ניתן להעלות כאן