טיפ 71: הגדרת מספר שעות העבודה ביום

האם נתקלתם במקרים בהם משימה שהמשך שלה הוגדר להיות יום אחד, נמשכת יותר או פחות ימים? הפעם נסביר את אחד הגורמים האפשריים לתופעה.

Ms Project, מאפשר לנו להגדיר את מספר שעות העבודה ליום על פי רצוננו. ערך ה- default הוא 8 שעות עבודה ביום, המחולקות באופן הבא: 8:00 עד 12:00 ו-13:00 עד 17:00.

במקרים רבים, שינוי משך יום העבודה או שעות העבודה גורם לאי התאמות וערכים "מוזרים" במשכי משימות ו/או התאריכים שלהן.

במקרה בו אנחנו בוחרים לשנות הגדרות אלו, חשוב להקפיד שהגדרותינו למספר שעות העבודה ביום יהיו מתואמות בין כל המקומות הנדרשים.

נדגים בעזרת הפרויקט הבא:

בפרויקט זה נשנה את משך יום העבודה ל-9 שעות בצורה הבאה:

נבחר בלשונית Commands (פקודות).
מהתפריט הראשי נבחר: Tools → Change Working Time
בחלק התחתון של החלון שנפתח נלחץ על Work Weeks (שבועות עבודה).
ניכנס ל - Details (פרטים) בחלקו הימני של העמוד. יפתח בפנינו החלון הבא:
נבטל את ההפסקה, כך שיתקבלו 9 שעות עבור כל יום עבודה בשבוע:
נלחץ על OK ונקבל את תרשים הגנט הבא:

ניתן לראות שעל אף שהמשימות הוגדרו ליום עבודה אחד, הן מסתיימות תוך פחות מיום ולכן הביצוע של חלקן מתחלק בין שני ימים. הדבר נובע מכך שבכל יום מתבצעות 9 שעות עבודה, בעוד שבמקום אחר עדיין מוגדר שמשך (duration) של יום הוא 8 שעות.
לכן, מהתפריט הראשי נבחר ב- Tools → Options (כלים ← אפשרויות).
יפתח בפנינו החלון הבא:

נבחר בלשונית Calendar (לוח שנה).

ניתן לראות שמספר שעות העבודה ליום הינו 8 שעות ועל כן:

בשורה של Hours per day נקפיד שמספר השעות יהיה מותאם למספר אותו הגדרנו קודם (במקרה שלנו: 9 שעות).

לסיום נלחץ על OK.

נחזור לפרויקט שלנו:

ניתן לראות שכעת, המשימות שמשכן הוגדר כיום אחד, אכן מתחילות ומסתיימות באותו היום.

מה למדנו?
שכאשר אנחנו נתקלים בתופעה של משימה שהמשך שלה בפועל איננו מתאים למה שהגדרנו, כדאי לבדוק שיש התאמה בין משך יום העבודה המוגדר ב-calendar של הפרויקט/משימה/משאב לבין משך יום העבודה המוגדר ב-Options.

הערה חשובה: כאשר ישנו שינוי בהגדרות, לאחר שכבר הכנסנו את כל נתוני הפרויקט, הדבר עלול להשפיע על משכי המשימות אותם הגדרנו. לכן את הפעולות של הגדרת זמני העבודה, מומלץ לעשות לפני הגדרת משימות הפרויקט.

נכתב ע"י מיטל לויפר
IntelliManage