טיפ 72: משאבים מסוג Cost

בגירסת Ms-Project 2007 נוסף סוג חדש של משאב הנקרא Cost (עלות).
משאב חדש זה מצטרף לאחד החידושים של גירסת 2007 והוא ניהול תקציבים.

אם ברצוננו לנהל את תקציב הפרויקט ולעקוב אחר עלויותיו בצורה מדויקת, אזי משאב מסוג זה יכול לעזור לנו בכך.

משאב מסוג Cost ניתן להקצות לפעילות ללא תלות בכמות העבודה שהתבצעה או במשך הפעילות. זאת בניגוד למשאבים מן הסוגים המוכרים לנו: Work (עבודה) ו- Materials (חומרים).
כמו כן, בשונה מעלויות קבועות נוכל להחיל כמה משאבי עלות שנרצה על פעילות.

דוגמאות לעלויות מסוג זה יכולות להיות: דמי טיסה ולינה, רכישת תוכנה, השכרת רכב וכדומה.

נדגים את השימוש במשאב זה:

מהתפריט הראשי נבחר ב: View → Resource sheet .
(בגירסה העברית של MS Project: תצוגה ← גיליון משאבים).

בחלון שיפתח בפנינו נוסיף לרשימת המשאבים הקיימת משאב עלות בשם "Car Rental".
בעת הכנסת המשאב מסוג עלות תיסגר בפנינו האפשרות להקליד ערכים בשדות הנוספים כגון: Base Calendar, costs, Max units.

עלות השכרת רכב יכולה להשתנות ממשימה למשימה כתלות במרחק הנסיעה, משך ההשכרה או השוני בין חברות ההשכרה ולכן העלות תוצמד למשימה עצמה ונוכל אף להצמיד מספר עלויות משתנות. למשל:

בפרויקט לפנינו אחת מהפעילויות הינה ביקור בארץ של הלקוח העיקרי של החברה. הלקוח ישהה 3 ימים בארץ בהם החברה רוצה לערוך עבורו מספר ביקורים באתרים חשובים. לסיורים יתלווה אליו המנכ"ל.
פעילות נוספת המתוכננת להתקיים בחברה היא סמינר בו ישתתפו אחראי השיווק ואחראי הכספים של החברה. הסמינר הוא של יום אחד.
שתי הפעילויות הללו דורשות השכרת רכב ולכן בבואנו לחשב את תקציב הפרויקט נרצה לכלול את העלויות הנוספות הללו.

לחיצה כפולה על המשימה הראשונה תפתח בפנינו את החלון הבא:

בו נוסיף את המשאב שלנו "Car Rental" ואת עלותו (1500 ₪). נעשה אותו הדבר גם עבור המשימה השניה רק שהפעם תהיה העלות נמוכה יותר כי ההשכרה היא עבור יום אחד.
באופן דומה נוכל להעמיס עלויות משאב נוספות כגון הוצאות לינה ואוכל עבור הלקוח וכדומה.

סך העלויות הללו יחד עם עלויות נוספות במידה וקיימות משוקפים בנתוני הפרויקט:
Project → Project Information.
נלחץ על הלשונית התחתונה הנקראת Statistics.