בטיפ 69 למדנו על תצוגת ה- Resource Usage (בגירסה העברית: שימוש במשאבים), שבעזרתה ניתן לראות את כמות העבודה שהוקצתה לכל משאב.
בתצוגה זו קיימת פונקציה, אשר מזהה עבורנו את כל התאריכים בהם ישנה העמסת יתר על המשאבים, כלומר את המקרים בהם למשאב מוקצית עבודה בהיקף גדול מאחוז המשרה שהוקצה לו (בדרך כלל 100%).

הפונקציה נקראת GotoNextOverAllocation וה-icon שלה נראה כך: .

כדי להוסיף את ה-icon לסרגל ה-icon-ים שלנו, נבצע מן התפריט הראשי את סדרת הפעולות:
(בגירסה העברית של MS-Project: כלים ← התאמה אישית ← סרגלי כלים).

יפתח בפנינו החלון הבא:

• נבחר בלשונית Commands (פקודות).
• בתיבה השמאלית שנקראת Categories (קטגוריות) נבחר בקטגוריה שנקראת Tracking (מעקב).
• בתיבה הימנית שנקראת Commands (פקודות) נבחר בפונקציה שנקראת Go To Next Overallocation ולידה מופיע ה-icon .
• בעזרת העכבר נגרור את הפונקציה אל סרגל ה-icon-ים שלנו.
• לסיום נלחץ על Close (סגור).

ניקח לדוגמה את הפרויקט הבא:


אם נעבור לתצוגת ה- Resource Usage (מהתפריט הראשי נבחר ב- View → More Views, נסמן את תצוגת ה- Resource Usage ונלחץ על Apply) נקבל:


אם הנתונים בעמודת ה- Work מופיעים ביחידות של שעות, נוכל להמיר אותם ליחידות של ימים באופן הבא:

• מהתפריט הראשי נבחר Tools → Options (בגירסה העברית של MS-Project: כלים ← אפשרויות).
• נלחץ על הלשונית הנקראת Schedule (תזמון).
• בשורה הנקראת work is entered in (עבודה מוזנת ב) נבחר ב- Days (ימים).

ניתן לראות שהמשאב Ben צבוע באדום מה שמעיד על בעיה בהקצאתו.

על מנת לאבחן היכן הבעיה נפעיל את פונקציית ה- GotoNextOverAllocation, ע"י לחיצה על .
פעולה זו תראה לנו את המסך הבא:


הפעלת הפונקציה גרמה לכך, שצד הימני של התצוגה יהיה מכוון לתאריך הבא בו מתקיימת הקצאת יתר של המשאב.
וכך כאשר בידינו נתונים ספציפיים יותר נוכל לחקור את הבעיה בצורה טובה יותר.
ניתן להמשיך ולהפעיל את הפונקציה מספר פעמים, על מנת לעבור בין כל התאריכים בהם נוצרה הקצאת יתר.


נכתב ע"י מיטל לויפר
IntelliManage

שאלות ותגובות לטיפ זה ניתן להעלות כאן