במרבית הארגונים בהם אני פוגשת, הפרויקטים מתנהלים במבנה מטריציוני, חלקי או מלא. זאת אומרת שחלק מן העובדים מבצעים פעולות עבור יותר מפרויקט אחד.

לכן עלול להיווצר מצב שבו משאב מסוים מופיע בגנטים של מספר פרויקטים, כאשר כל אחד מן הגנטים לא "יודע" כמה עבודה מתוכננת לו במקביל בגנטים האחרים. באופן זה, מנהל פרויקט לו הוקצה משאב מסוים עלול לגלות במפתיע שהמשאב "שלו" מועמס גם על ידי פרויקטים אחרים. זה יכול לקרות עקב שינויים שחלו בפרויקט שלנו ו/או בפרויקטים האחרים, הגורמים לחפיפה בין ההקצאות, שלא היתה מתוכננת מראש.

אחד הפתרונות הנפוצים הוא ליצור חיבור ישיר (בין משימות) או עקיף (דרך resource pool) בין הגנטים השונים, כדי שאפשר יהיה לראות את סך העומס על כל משאב ו/או למנוע העמסת יתר. התוצאה של שילוב כזה של לוחות הזמנים של כל הפרויקטים, היא תלות בין התוכניות, המצמצמת את האפשרות לאופטימיזציה, מאחר וכל שינוי דורש תיאום בין לא מעט גורמים.

הסבר: כאשר מגלים עומס יתר על משאב המשותף למספר גנטים, שינוי ההקצאה שלו כך שלא תהיה העמסת יתר, יגרום לשינוי במספר גנטים. בדרך כלל המשמעות היא שיידרש תיאום בעל פה בין מנהלי הפרויקטים/קבוצות הרלוונטיים, על מנת להגיע להסכמה על השינוי. קשה מאד לעשות אופטימיזציה על לוח זמנים כאשר כל שינוי דורש פגישה בהשתתפות המנהלים הרלוונטיים, ולכן ברוב המקרים נשארת הקצאת היתר או שנערכים דיונים שבועיים בנושא.

המשמעות היא קבלת תכנון יעיל פחות, שהמעקב אחריו קשה מאד. המיתוס אומר שאין ברירה, אבל אנחנו יודעים יותר טוב, נכון?

נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage

שאלות ותגובות למיתוס זה ניתן להעלות כאן