כנראה שיותר פרויקטים מנוהלים בעזרת גיליונות אלקטרוניים מאשר בעזרת גאנטים. אני פוגשת הרבה מנהלים המשוכנעים שהטבלאות שלהם מייצגות להפליא את מצב הפרויקט ושהם מצליחים לנהל בעזרתם את הפרויקטים בהצלחה. את העיכובים וההפתעות הם תולים בגורמים אחרים.

הטבלאות אכן מייצגות את רשימת המשימות, הערכת זמן לביצוען והקצאת כוח האדם לצורך זה. נראה שכביכול אפשר לוודא בעזרתן שאין הקצאת יתר או הקצאת חסר של אנשים למשימות. מה שמאד חסר שם זאת הגדרת התלויות בין המשימות, לוגיות או בגלל זמינות משאבים. לפעמים הרזולוציה של המשימות היא ביחידות של שבוע, הקצאה ה"מזמינה" בזבוז זמן. במקרים אחרים משתמשים דווקא ברזולוציה של שעות בודדות, התורמת להגדלת הסיכוי לטעות.

בכל המקרים בהם העברתי תכנון פרויקט מטבלה לגנט (לאורך השנים עשיתי זאת הרבה מאד פעמים), התקבל מועד סיום מאוחר יותר, שנבע קודם כל מתלויות בין משימות, שלא נלקחו בחשבון. לאחר שהמשימות משנות את מיקומן על ציר הזמן, כתוצאה מן התלויות, מתקבלת הקצאת משאבים לא מאוזנת: בחלק מן הזמן יש למשאב הקצאת יתר ובחלק - הקצאת חסר.

אם היינו ממשיכים לנהל את הפעילות בעזרת הטבלה, אי ההתאמות לתוכנית, הנובעות מתלויות, היו גורמות ל"הפתעות", שמשמעותן עיכובים. משמעות נוספת שלהן היא שבחלק מן הזמן היה נוצר על המשאבים עומס יתר בלתי צפוי (הפתעה נוספת), שהיה גורם לעיכוב נוסף.

כל עיכוב כזה דורש את עדכון התוכנית, אבל מכיוון שהטבלה איננה מטפלת בתלויות בין המשימות, זאת נשארת מטלה ידנית כבדה, המוטלת על כתפי מנהל הפעילות. בדרך כלל יבוצע בפועל רק עדכון חלקי (אין זמן) והטבלה תכיל "זנבות" של משימות עבר שלא הושלמו, לא אוישו וכדומה. חלק ניכר מטעויות אלו יגררו עד לסוף הפרויקט, שם יגרמו לעיכוב נוסף, שכביכול לא היה צפוי.

לכן, תכנון טוב של הפרויקט צריך להישען על כלי המחשב באופן אוטומטי את התלויות בין המשימות, את העומס על המשאבים ואת השפעת העדיפויות השונות של המשימות. תכנון כזה יחסוך הרבה הפתעות במהלך הפרויקט, העלולות לגרום לאיחורים.


נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage

שאלות ותגובות למיתוס זה ניתן להעלות כאן