לדעתי, חשוב להתחיל מהנחה בסיסית האומרת שחייבים לעדכן את לוחות הזמנים, כדי שלא לאבד את השליטה במה שקורה בפרויקט. לוח זמנים הבנוי היטב מראה לנו איפה אנחנו עומדים לאחר, ובכך מאפשר לנו לפתור חלק מן המקרים האלו מראש, לקצר איחורים במקרים אחרים ולנקוט פעולות על מנת למזער את הנזק של האיחורים שאנחנו יודעים עליהם מראש.

אחרי שהחלטנו שחייבים לעדכן את לוחות הזמנים באופן קבוע, נשאר לנו למצוא שיטות לעדכון, שמצד אחד לא ידרשו הרבה מדי מזמנם של המנהלים המעורבים בפרויקט, אך מצד שני ישאיר אותם כשותפים ובעלי אחריות.

אחד הדברים המשפיעים על מידת הזמן הנדרשת מן המנהלים למעקב השוטף אחרי התקדמות הפרויקט הוא תדירות העדכון של הגנטים:

• אם מעדכנים את הגנטים לעיתים קרובות, באופן מצטבר זה דורש זמן רב. עלול להיווצר מצב שבו מנהל מקדיש חלק ניכר מזמנו לניהול לוחות הזמנים.
  
• אם מעדכנים את הגנט לעיתים רחוקות, כל עדכון כולל הרבה שינויים וגם קשה לשחזר את כל מה שקרה בפרויקט מאז העדכון הקודם.

בדרך כלל רצוי לעדכן את לוחות הזמנים (לאחר השלמת התכנון) אחת לשבוע, במועד קבוע. אולי זה נשמע לכם פחות מדי ואולי יותר מדי, אבל אני ממליצה לנסות. גם בפרויקטים בהם חלים שינויים על בסיס יומי, תגלו שלרוב מספיק לעדכן באופן שבועי, ורק במקרים של שינויים משמעותיים נדרש עדכון נוסף.
כאשר עובדים בשיטות אג'יליות, ניתן לבדוק על גבי הגנט בסיום פגישת ה-standup היומית את ההחלטות שנתקבלו, כדי לוודא שאין להן השפעות שלא הובנו מראש.


נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage

שאלות ותגובות למיתוס זה ניתן להעלות כאן