נשאלנו כיצד ניתן לזהות בקלות פעילות שמועד הסיום שלה עבר.

למשל, בתרשים הגנט הבא


משימות 6, 11 ו-12 כבר היו אמורות להסתיים (הקו האדום המקווקו מציין את התאריך הנוכחי), ולכן נרצה לסמן אותן.

לשם כך נשתמש בשדה מותאם (customized field) מסוג Flag (בגירסה העברית של Project: סמן).
שדה כזה יכול להכיל רק את הערכים Yes או No (בגירסה העברית: "כן" או "לא").
נגדיר עבורו תנאי כזה שיגרום לו להכיל את הערך Yes במשימות שבהן

ניקח שדה מסוג Flag, למשל Flag1, ונשנה את שמו ל-Not Finished:

• מציבים את העכבר על אחת הכותרות בטבלה (למשל: Duration - משך) ולוחצים על המקש הימני שלו. בוחרים Customize Fields (התאמה אישית של שדות).
• בוחרים את סוג השדה Flag (סמן).
• בוחרים את השדה "Flag1" (סמן1) ומשנים את שמו ל"Not Finished" בעזרת כפתור Rename (שינוי שם).
• לוחצים על הכפתור OK (אישור), בינתיים רק פעם אחת, כדי להישאר בטופס של הגדרת השדה.

עכשיו נלחץ על הכפתור Formula (נוסחה) ובעזרת הכפתורים Field (שדה) ו-Function (פונקציה) נציב את הנוסחה:



הסבר:
- הערכים המופיעים בתוך סוגריים מרובעים הם שמות של שדות ב-Project.
- Date() היא פונקציה המחזירה את התאריך הנוכחי.

• לוחצים על הכפתור OK (אישור), בינתיים רק פעם אחת, כדי להישאר בטופס של הגדרת השדה.

נקבל את ההודעה הבאה, המזהירה אותנו שהכנסת נוסחה לשדה תגרום למחיקת הערכים הקודמים שהיו בו:





• לוחצים על הכפתור OK (אישור), בינתיים רק פעם אחת, כדי להישאר בטופס של הגדרת השדה.

עכשיו נגדיר שכאשר השדה שלנו יכיל Yes יוצג מחוון:

• לוחצים על הכפתור Graphical Indicators (מחוונים גרפיים).
• מגדירים את הסמן כמו בתמונה הבאה:

1. בעמודה Test for 'Not Finished' (בדיקה עבור 'Not Finished') נבחר equals (שווה ל-).
2. בעמודה Value(s) (ערך(ים)) נבחר Yes (כן).
3. בעמודה Image (ציור) נבחר את המחוון הרצוי.


• לוחצים על הכפתור OK (אישור), כדי לסיים את הגדרת המחוון הגרפי ושוב לוחצים על OK כדי לסיים את הגדרת השדה.

נוסיף לגאנט עמודה עם השדה Not Finished:

• מציבים את העכבר על כותרת העמודה בטבלה, שמשמאלה נרצה שתופיע העמודה החדשה (למשל: Predecessors - פעילויות קדם) ולוחצים על המקש הימני שלו.
• בוחרים את "Insert Column" (הוספת עמודה).
• בשדה "Field Name" (שם שדה) בוחרים את Not Finished.
• לוחצים על הכפתור OK (אישור).

ונקבל את התצוגה:


עכשיו, כשיש לנו שדה המכיל Yes עבור המשימות שרצינו לאתר, אפשר גם לסנן את המשימות לפיו.

נראה גם כיצד ניתן לשנות בתרשים הגנט את אופן ההצגה של המשימות שעבורן השדה Not Finished מכיל Yes:

• בתפריט הראשי נבחר את Format (עיצוב) ואחר כך Bar Styles (סגנון מייצגים).





• בשורה של Task, בעמודה Show For… Tasks, במקום Normal נכתוב Normal, Not Flag1.
  המשמעות היא שהצגת המשימה באופן הרגיל תקרה רק עבור משימות שבהן בשדה Not Finished (שהוא בעצם Flag1) מופיע הערך No.
  
• מתחתיה נוסיף שורה בעזרת הכפתור Insert Row ובה נכניס את הערכים הבאים:
1. בעמודה Name נכתוב למשל Task not finished (אפשר להכניס כל טקסט שרוצים).
2. נשנה את הצורה המוצגת, כך שהחלק הימני שלה יוצג כחץ אדום ימינה, כמו שניתן לראות בחלק הימני למטה של הציור.
3. בעמודה Show For… Tasks, במקום Normal נכתוב Normal, Flag1.
   המשמעות היא שהצגת המשימה באופן זה תקרה רק עבור משימות שבהן בשדה Not Finished מופיע הערך Yes.
   
• בשורה של Milestone, בעמודה Show For… Tasks, במקום Milestone נכתוב Milestone, Not Flag1.
• מתחתיה נוסיף שורה בעזרת הכפתור Insert Row ובה נכניס את הערכים הבאים:
1. בעמודה Name נכתוב למשל Milestone not finished .
2. נשנה את הצורה המוצגת, כך שהחלק השמאלי שלה יוצג כחץ אדום ימינה, כמו שניתן לראות בציור הבא:





3. בעמודה Show For… Tasks, במקום Milestone נכתוב Milestone, Flag1.
   המשמעות היא שהצגת המשימה באופן זה תקרה רק עבור משימות שבהן בשדה Not Finished מופיע הערך Yes.
   
4. לא לשכוח: בעמודה From להחליף את הערך ל-Finish.
• נלחץ על OK.

התצוגה המתקבלת:



נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage

שאלות ותגובות לטיפ זה ניתן להעלות כאן