במהלך הפרויקט אנו נתקלים במשימות שביצוען החל, אך הן עדיין לא הסתיימו. לעיתים עלולות המשימות להישאר מבוצעות חלקית לאורך זמן וכך לגרום, בסופו של דבר, לאיחורים בפרויקט.
כחלק ממעקב הפרויקט אנו צריכים לוודא שהמשימות שאמרות להסתיים אכן יתבצעו וזאת על מנת שלא יגרמו לעיכוב הפרויקט.

בטיפ זה נלמד כיצד ניתן להציג את המשימות שבוצעו חלקית, כלומר אחוז הביצוע שלהן גדול מ-0% וקטן מ-100%.

נשתמש כדוגמא בפרויקט הבא:


במקרה זה המשימה Development הושלמה במלואה, ונותרו עוד שלוש משימות לסיום הפרויקט: Implementation,Integration ו-Tests.

מתוך המשימה Implementation בוצעו 50%, במשימה Integration בוצעו 80% ממה שנדרש, ומשימה Tests כלל לא החלה.

לצורך זיהוי משימות שהתבצעו באופן חלקי, נגדיר אינדיקציה שתזהה משימות שהתבצעו בחלקן.

תחילה נבחר שדה מסוג "Flag" (סמן). שדה כזה יכול להכיל רק את הערכים "Yes" או "No" (ברירת המחדל שלו "No").
נשנה את שם השדה ל-"In Progress".


וזאת באמצעות ביצוע הפעולות הבאות:

• נבחר ב- "Tools" (כלים).
• נבחר ב-"Customize Fields" (התאמה אישית של שדות).
• נבחר את סוג השדה "Flag" (סמן).
• נבחר את השדה "Flag1" (סמן1) ונשנה את שמו ל-"In Progress" בעזרת כפתור "Rename" (שינויי שם).

משימה בוצעה חלקית אם אחוז הביצוע שלה נמצא בטווח 100%-0% (לא כולל שני הערכים).
לכן נחשב את הערך לשדה "In Progress" באמצעות הנוסחה הבאה : [% Complete]<100 And [% Complete]>0

הסבר:
אם התנאי שבנוסחה מתקיים, כלומר אחוז הביצוע קטן מ- 100% וגם אחוז הביצוע גדול מ- 0%, ערך השדה יהיה Yes; אחרת יהיה ערך השדה No.


סדר הפעולות:

• ב-"Customize Fields" (התאמה אישית של שדות) בוחרים בסמן ששמו "In Progress" ולוחצים על "Formula" (נוסחה).
• בחלון הנוסחה מכניסים את הנוסחה הנ"ל.

נוסיף את העמודה "In Progress" כדי לראות את הערכים המתקבלים:


בשלב הבא נציג את המשימות העונות לתנאי שהגדרנו בשדה "In Progress" בצבע כחול-ירקרק (teal).

נעשה זאת באמצעות "Format → Bar Styles " (עיצוב ← סגנון מייצגים).

נוסיף שורה בשם : "In Progress":


חשוב להוסיף את המשימה הנ"ל בין השורות Task לבין Progress (אלו השורות הראשונות כברירת מחדל), היות ו-Microsoft Project מבצע את הפעולות בהתאם לסדר השורות ואנו לא מעוניינים שה-bar של משימות אלו יסתיר את הפיצול וקו ההתקדמות המתוארים בשורות Split ו-Progress.

נקבל את הגאנט:


במידה ואנו מזהים משימות רבות שאחוז ההתקדמות שלהן מגיע לקראת סיום ונותר עוד חלק קטן לשם סיום, נעשה את המירב כדי שמשימות אלו יסתיימו לפי הדרישה וכך נשפר את הסיכוי שלנו להגיע לסיום הפרויקט בזמן.



נכתב ע"י שירלי סידי
IntelliManage

שאלות ותגובות לטיפ זה ניתן להעלות כאן