חלק חשוב מתכנון הפרויקט הוא הקצאת המשאבים (=האנשים) האחראים לביצוע כל משימה.
לעתים קרובות קורה שהקצאת המשאבים מתבצעת בהדרגה: בתחילת התכנון מקצים משאבים לחלק מן המשימות. לגבי משימות אחרות מחליטים בהמשך התכנון את מי להקצות.
לקראת השלמת התכנון חשוב לוודא שלכל משימה הוקצו המשאבים. כדי לעשות זאת נגדיר פילטר פשוט, שיאתר עבורנו את כל המשימות שלהן לא הוקצו עדיין משאבים.

נשתמש כדוגמא בפרויקט הבא:


אם נסתכל היטב נוכל לראות שלמשימות 7 ו-18 לא הוקצו משאבים. בודאי יש כאלה גם בהמשך ולא קל לאתר אותן.
הפתרון הקל ביותר יהיה להשתמש בכפתור AutoFilter (סינון אוטומטי) - - שמאפשר לנו לבחור לראות רק את השורות שבהן תוכן השדה הוא ריק. הבעיה היא שבאופן זה נקבל הרבה שורות מיותרות:


הסיבה לכך היא שגם כל הערסלים בפרויקט הם משימות שלא הוקצו להם משאבים.
למעשה אנחנו לא רוצים לראות את כל הערסלים, אלא רק את אלו שמעל המשימות הרלוונטיות.

נגדיר filter (מסנן) שיראה משימות אלה:
מן התפריט הראשי נבצע את סדרת הפעולות: Project → Filtered for → More Filters.
(בגירסה העברית: פרויקט ← מסנן ← מסננים נוספים).

בחלון שנפתח נלחץ על הכפתור "New" (חדש), כדי לקבל את הטופס להגדרת הפילטר, בו נזין את הערכים:

• Name (שם): No Resources.
• Show in menu (הצג בתפריט): לסמן.
• בשורה הראשונה: Field Name (שם שדה): Resource Names (שמות משאבים).
• בשורה הראשונה: Test (בדיקה): equals (שווה).
• בשורה הראשונה: Value(s) (ערך(ים)): ישאר ריק.
• בשורה השניה: And/Or (וגם/או): בוחרים את הערך And (וגם).
• בשורה השניה: Field Name (שם שדה): Summary (ערסל).
• בשורה השניה: Test (בדיקה): equals (שווה).
• בשורה השניה: Value(s) (ערך(ים)): בוחרים את הערך No (לא).
• Show related summary rows (הצג שורות ערסל קשורות): לסמן, אם רוצים לראות את משימות הערסל שמעל המשימות שאנחנו מחפשים.

נלחץ על "OK" (אישור) ו"Apply" (החל) ונקבל:


אם נגדיר ב-filter שאיננו מעוניינים לראות גם את משימות הערסל שמעל למשימות שאנחנו מבקשים (ע"י כך שלא נסמן את השדה Show related summary rows - הצג שורות ערסל קשורות), נקבל:


אלו המשימות שעדיין לא הוקצו להן משאבים.



נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage

שאלות ותגובות לטיפ זה ניתן להעלות כאן