בלוג > מאמרים

התמודדות עם צמצומים בפרויקט

דרכים להתמודדות עם הצורך לבצע אותן משימות בפחות זמן ו/או משאבים.

הפרויקט לחוץ, התחרות קשה, הלקוחות לוחצים, לוחות הזמנים אגרסיביים, ועכשיו נוספה גזירה חדשה: צמצום עלויות. עכשיו צריך לבצע אותה עבודה עם פחות משאבים (לקצץ בכוח האדם) או בפחות זמן, ואולי שניהם גם יחד.

במצב כזה, גם פתרון שה-ROI (החזר על ההשקעה) שלו גבוה, אך משך הזמן עד לקבלת התוצאות בעזרתו ארוך, אינו ריאלי. אנו זקוקים לפתרון שניתן לבנות בזמן קצר ובאמצעות כוח אדם מצומצם ומיומן, שיפנה את זמנם של מנהלי הפרויקטים להתארגנות מחדש בפרויקט ולפתרון הבעיות השוטפות.

גם אם יש לנו כבר תכנון ושיטות עבודה שהיו נראים לנו טובים, עכשיו אנחנו נמצאים במצב חדש, הדורש מאיתנו להיות עוד יותר טובים. לצורך כך אנחנו נדרשים לשנות את אופן החשיבה שלנו, על מנת להגיע למדרגה חדשה של ביצועים. כדי לעמוד במשימה כזאת באופן הטוב ביותר, יש לבצע את השלבים הבאים:

שלב א': במקום להיכנס למצב ממושך של אי ודאות, יש לבנות בטווח המיידי תכנון מחדש יעיל יותר ומפורט של חלקי הפרויקט הנותרים, שייתן תמונה מפורטת וריאלית של המשימות שיש לבצע.

לצורך זה עלינו להיפטר מן הדעה הקדומה, האומרת שתהליך ה-planning חייב להיות ממושך. המטרה המיידית תהיה לבנות בטווח של מספר ימים תכנון מחדש של הפרויקט, הכולל את המשימות שיש לבצע ואת ההשפעות בין הקבוצות המשתתפות בפרויקט, בחברה ומחוצה לה. תכנון זה יחשוף בעיות ונקודות פתוחות בפרויקט וישמש כלי חשוב לקבלת החלטות, לביצוע אופטימיזציה על לוחות הזמנים והשימוש במשאבים ולקיצור משך הפרויקט.

באמצעות מתודולוגיית IntelliGantt^® שפותחה ב-IntelliManage, אנחנו מצליחים לבנות לוחות זמנים חדשים או לשפר את הקיימים תוך מספר ימים. הניסיון המצטבר מראה שניתן לבצע תכנון כזה בהצלחה עבור סוגים רבים של פרויקטים, ובעזרתו לקצר את משך הפרויקט ו/או לחסוך בכמות המשאבים הנדרשת להשלמתו.

שלב ב': לאחר שנגדיר לוחות זמנים ריאליים העומדים במטרות המוסכמות עלינו, יש להפעיל מתודולוגיה עקבית של עדכון ומעקב. מן המתודולוגיה נדרשת היכולת לוודא באופן שוטף כי ההתקדמות היא כמצופה, למרות הצמצום במשאבים, ולוודא כי היעדים עומדים להיות מושגים בזמן ובתקציב המתוכננים. כחלק ממעקב כזה עלינו להיעזר בתוכניות המעודכנות כדי לדעת להתריע על בעיות עתידיות, ולנסות למנוע אותן מראש.

גם כאן אנו נדרשים להיפטר מדעות קדומות, שלפיהן תהליך העדכון חייב לדרוש הרבה מזמנם של המנהלים בפרויקט ואולי גם היקף גבוה של פעילות PMO. עלינו לאמץ שיטת עדכון ומעקב יעילה ככל האפשר, אשר מצד אחד תדרוש מעט מזמנם של המבצעים והמנהלים (מאחר וכוח האדם והזמנים הצטמצמו), אך עדיין תדע לספק תמונת מצב עדכנית, הכוללת התייחסות עדכנית לאינטראקציה בין חלקי הפרויקט, שבעזרתה ניתן יהיה להמשיך ולבצע אופטימיזציה של ההתנהלות בפרויקט.

היכולת ליישם שיטת מעקב כזאת תלויה במידה רבה בשיטה לפיה נבנו לוחות הזמנים בשלב א'. בהנחה שלוחות הזמנים נבנו מראש בשיטה מתאימה, אנו רואים מניסיוננו שניתן לבצע בהצלחה את העדכון השוטף של לוחות הזמנים בעזרת PMO, הנדרש למשרה חלקית בלבד, ובכך חוסכים את זמנם של המנהלים ומקצצים בעלויות בו זמנית.

לא פשוט לבסס תכנון ומעקב משופרים שיתנו תוצאות משמעותיות תוך זמן קצר. בניית פתרון כזה דורשת שילוב נכון ויעיל של מומחיות, כלי ושיטה. בעיתות צמצומים, עוד יותר מאשר בזמנים אחרים, יש לבחור בקפידה בפתרון שעלותו נמוכה יחסית, אך תוצאותיו מהירות ויעילות.

קווים מנחים לבחירת / הגדרת הפתרון הרצוי:

1. בחרו פתרון שהצליח בפרויקטים שדומים לפרויקט שלכם מבחינת האופי וההיקף. הפיתרון שהתאים לפרויקט ענק בחברה גדולה לא בהכרח יתאים לחברת סטארט-אפ.
2. גם למימוש הפתרון חייבים להגדיר לוחות זמנים ותוכנית עבודה מסודרת: בררו כמה זמן ייקח לשינוי להיות מורגש ולהשפיע ואילו משאבים הוא יגזול מהחברה. מנסיוננו, ניתן להניח שבפרויקט בינוני יכול מומחה לעשות שינוי משמעותי תוך ימים ספורים (כן, ימים!).
3. במצב כזה הימנעו מפתרונות ארוכי טווח באמצעות כלים ושיטות שמבטיחים הצלחה רק בטווח הארוך. בתקופה של צמצומים אין זמן וכסף לניסויים. התמקדו בפתרונות יעילים וממוקדים, שיתנו דחיפה מיידית לפרויקט.
4. לצורך בקרה ומעקב דרוש אדם המומחה בכך (PMO). בהינתן השיטה והמומחיות הנדרשים, PMO מקצועי יכול לעשות את העבודה בפרויקט בינוני ביום או יומיים בשבוע. לחליפין, PMO אחד יכול לבצע במקביל בקרה על מספר פרויקטים.
5. כדי לעמוד באתגר כזה, יידרש ל-PMO גיבוי מקצועי ממומחים רבי ניסיון, בעיקר בשלבים הראשונים של בניית התוכניות מחדש וברגעי משבר. גיבוי כזה גם יסייע לזהות ולהתמודד עם בעיות מיוחדות, השכיחות בפרויקטים בעלי אילוצים קשים.

לסיכום, כאשר המשאבים מצטמצמים יש ליישם באופן מיידי פתרון הכולל ניהול יעיל ואופטימאלי יותר של לוחות הזמנים, ובקרה שוטפת והדוקה על התקדמות הפרויקט וקצב צריכת המשאבים. כאשר מאמצים פתרון המסוגל להשיג שיפור בטווח הקצר (ימים), ה-ROI של פתרון כזה יכול להיות עצום: ניתן להשקיע רק מעט לשם קבלת התוצאות, ועם המעט הזה ניתן להצליח. לעתים כשהפרויקט נאבק עלי חייו, זה מה שיעשה את ההבדל בין הצלחה לכישלון.


נכתב ע"י אורי סנה
IntelliManage

 

שאלות ותגובות למאמר זה ניתן להעלות כאן