בלוג > מאמרים

PMO - על מה ולמה?

הגדרה בסיסית של תפקיד ה-Project Management Office/r וסקירת תחומי הפעילות העיקריים שלו.

הפופולריות של "מוסד" ה-PMO הולכת וגוברת בשנים האחרונות. ארגונים רבים צוברים ניסיון בשימוש בו ורואים ברכה בעמלם. עדיין, לרבים המושג אינו מוכר, ולאחרים יש רק היכרות מעטה עם היכולות והיתרונות שה-PMO יכול להביא לארגון שלהם. לטובת כל אלו, מופיע כאן תיאור בסיסי של הגישה ויתרונותיה.

ראשי התיבות PMO מציינים לרוב Project Management Officer, הלא הוא האדם בארגון, בקבוצה, באגף או במחלקה, האחראי על הגדרה ו/או יישום של מגוון תחומים בתחום ניהול הפרויקטים, שהבולט מביניהם הוא התכנון, המעקב והבקרה אחר התקדמות לוחות הזמנים של הפרויקטים.
בחלק מן המקרים, במיוחד כאשר מדובר בארגונים גדולים, ה-PMO הוא Project Management Office, כלומר קבוצה של אנשים, האחראים על אותו תחום.

תחומי הפעילות העיקריים של ה-PMO:

1. סיוע למנהלים בפעילויות תכנון לוחות זמנים לפרויקטים:
1. איסוף נתונים מגורמים שונים המעורבים בפרויקטים.
2. הגדרת רשימת המשימות, התלויות והעדיפויות, הקצאת כוח אדם למשימות.
3. תכנון גירסאות / sprints.
4. בניית תוכנית עבודה / תרשים גנט לפרויקט.
5. תיאום בין הקבוצות השונות.
2. סיוע בפעילויות מעקב שוטף אחרי לוחות הזמנים של הפרויקטים, שיכולות לכלול:
1. איסוף נתוני ביצוע ושינויי הגדרות, באופן עצמאי (ידני) או דרך מנגנוני דיווח שנקבעו.
2. עדכון לוחות הזמנים בהתאם לנתונים שנאספו.
3. איתור בעיות בטווח הקצר (sprints), הבינוני (features, versions, milestones) והארוך (roadmap) על פי הנתונים העדכניים. העברת התרעות לגורמים המתאימים.
   במקרים מסוימים יכול ה-PMO גם להעלות הצעות לפתרון.
4. סיוע בהכנת וביצוע דיוני מעקב / סטטוס תקופתיים.
5. סיוע בהערכת המשמעות של שינויים בהגדרת הפרויקטים.
6. יצירת דוחות והתרעות והצגתם.
3. מעקב אחר נושאים נוספים לטיפול: אלו נקראים לעתים "action items" (נושאים לפעולה), "open issues" (נושאים פתוחים) או סתם "issues" (נושאים לטיפול). בדרך כלל מדובר ברשימה ארוכה של משימות, שמסיבות שונות אינן נכללות בתרשים הגנט, אך השלמתן חיונית להצלחת הפרויקט.
4. תכנון ומעקב של תקציב הפרויקטים: חזרה על הסעיפים שלעיל עבור נושאים תקציביים (נדרשת רק בחלק מן מהמקרים).
5. תיאום עם התכנון והמעקב של פרויקטים וצוותים אחרים, המשפיעים על הפרויקט/ים שבתחום האחריות של ה-PMO. בהקשר זה נכלל גם התיאום בין חלקים שונים של אותו פרויקט או בין גופים שונים בארגון המעורבים באותו פרויקט.
6. מרכז ידע לגבי השימוש בכלי ניהול הפרויקטים.

תחומי פעילות נוספים בהם יכול ה-PMO לעסוק:

• הגדרת / עדכון מתודולוגיות.
• הגדרת / עדכון תהליכים.
• נושאים נוספים בתיאום בין פרויקטים (כמו העברת מידע, הקמת / תחזוקת מאגרי מידע משותפים).
• תחזוקת מערכות מידע רלוונטיות.
• תחקירים על ביצועי פרויקטים שהסתיימו (Post Mortem reviews).
• ניהול סיכונים.
• סיוע לאנשי אבטחת האיכות.

לשם מה אנחנו זקוקים ל-PMO?
חלק מן הארגונים, במיוחד אלו שעדיין חסרים את התרבות של ניהול פרויקטים, מנסים להעמיס את משימות ה-PMO על מנהלי הפרויקטים. כאשר הפרויקטים גדולים ו/או מורכבים, נמצא לעתים קרובות שגם ניהול הפרויקט הוא משימה גדולה ומורכבת, שאדם יחיד מתקשה לעמוד בה. התוצאה הישירה היא שרבות מן המשימות שפורטו לעיל אינן מבוצעות או שהן מבוצעות באופן מוגבל בלבד.
כתוצאה מכך מתגלים קשיים מסוגים שונים, ההולכים ומצטברים עם התקדמות הפרויקט, ואשר בסופו של דבר יש להם השפעה קשה על העמידה במטרות הפרויקט (זמנים, תקציב, תכולה ואיכות התוצאה).

תפקיד ה-PMO לטפל במשימות המתוארות, תוך שהוא משחרר את מנהל הפרויקט לעסוק בתפקידו העיקרי - הובלת הפרויקט לסיומו המוצלח.



נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage

 

שאלות ותגובות למאמר זה ניתן להעלות כאן