כאשר אני מסייעת לראשי צוותים לבנות לוח זמנים עבור הצוות שלהם, אנחנו בודקים גם כמה עבודה הוקצתה לכל חבר בצוות. לעיתים קרובות מסתבר שלא לכל האנשים בצוות מוקצית עבודה בכל יום, ואז ראש הצוות אומר משהו כמו "יש לי עוד משימות בשבילו, שייכנסו בהמשך".

את הנזק בתכנון חלקי תיארתי כבר במיתוס הקודם. לכן אני מעודדת את ראש הצוות לשלב בו גם הערכות כלליות של משימות עתידיות, שהידע לגביהן עדיין מוגבל. לאחר מכן עדיין נשארים לעיתים קרובות "חורים" בלוחות הזמנים של חלק מחברי הצוות. במקרה זה מרגישים מנהלים רבים, שהם נדרשים למצוא תעסוקה לעובדים גם בימים אלה, כדי "לא לבזבז את הזמן שלהם".

לדעתי זאת טעות! אפשר לראות אותה כביצוע אופטימיזציה על הפרמטר הלא נכון.

כדי להבהיר את הדברים, אראה דוגמה פשוטה, שבה דווקא כאשר מישהו לא עובד, מתקדמים מהר יותר:

נניח שאנחנו מייצרים מוצר שמורכב משני חלקים, שבניית כל אחד מהם דורשת מומחיות אחרת. תהליך הייצור הוא כזה:

1. בניית חלק A דורשת 2 ימי הרכבה + יום בדיקות. אלו מבוצעים ע"י המומחה לנושא A.
2. בניית חלק B דורשת 2 ימי הרכבה + 3 ימי בדיקות. אלו מבוצעים ע"י המומחה לנושא B.
3. כל הבדיקות מבוצעות בעזרת מכשיר יחיד. זה אומר שכל אחד מן המומחים יכול לבצע את הבדיקות רק בימים בהם מכשיר הבדיקה לא תפוס ע"י המומחה השני.
4. בכל פעם שיש לנו חלק A וחלק B, אורזים אותם יחד ומוכרים.

אם ציוד הבדיקה יעבור בין המומחים לפי תור (יום לזה ויום לזה), יצטברו חלקים מסוג A בקצב מהיר יותר, אבל נוכל למכור את המוצר רק בקצב של השלמת החלקים מסוג B, שיהיה איטי יותר.

דווקא אם מדי פעם נוציא את מומחה A ליום חופשה על חשבוננו, שאותו יוכל לנצל מומחה B כדי להתקדם מהר יותר, המצב ישתפר: יגדל הקצב של ייצור החלקים מסוג B, ואז נוכל להשלים ולמכור יותר מוצרים. לכן במקרה זה נרוויח יותר, דווקא כשמומחה A יעבוד פחות.

ראינו שבמקרה כמו בדוגמה טוב יותר לעשות את האופטימיזציה לפי קצב הייצור, מאשר לפי מידת התעסוקה של האנשים.

גם כשאנחנו מנהלים פרויקט לפי לוחות זמנים, בדרך כלל יהיה חשוב יותר לבצע את האופטימיזציה על תאריכי אבני הדרך, מאשר לפי אחוז התעסוקה של האנשים.

במקרים בהם העבודה מתנהלת בסבבים שהזמן שלהם קבוע, תתבצע האופטימיזציה גם בהסתכלות לטווח הקצר (מה נספיק בכל סבב) וגם הארוך (מתי נגיע ליעדים שב-roadmap).


נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage

שאלות ותגובות למיתוס זה ניתן להעלות כאן