לעיתים, לצורך תכנון עתידי, מעדיפים מתכנני לוחות הזמנים שלא לציין שמות ספציפיים של אנשים, כי "עוד לא הוחלט מי יעשה את זה". במקום זה מגדירים משאב כללי (למשל: מהנדס תוכנה) עם יכולת של מספר אנשים (למשל: Max Units = 600%), ולו מקצים את העבודה. משאב זה נקרא לעיתים pool, כלומר יש לנו מאגר של מספר אנשים, שהם כביכול זהים, וביניהם מתחלקת העבודה. המטרה היא להחליף בהמשך הגדרה זאת בהקצאה "אמיתית".

כאשר התחשיב מתבצע ללא גנט, נראה כאילו צוות של 6 אנשים יכול להספיק תכולת עבודה של 6 שבועות אדם תוך שבוע אחד. במציאות זה לעיתים קרובות לא יהיה נכון. בגנט שבו יש משאב עם יכולת של 600%, התכנון לפחות מוודא שבאף שלב לא הוקצתה עבודה ליותר מ-6 מהנדסי תוכנה במקביל.

כאשר בהמשך נציב את המשאבים האמיתיים, יתגלו לנו חוסר התאמות כמו:

1. בפועל דורשות חלק מן המשימות מהנדסים בעלי מיומנויות ספציפיות, דבר שלא נלקח בחשבון בתכנון (בו כל המשאבים זהים).


2. לא כל המשאבים מוקצים לפרויקט / ספרינט באותו מועד.


3. לעיתים מי שמבצע משימה מסוימת (למשל: יישום נושא A) חייב להיות מי שביצע משימה אחרת (למשל: תכנון נושא A או ביצוע משימה B). גם זה לא נלקח בחשבון, כאשר הנחנו בתכנון שכל משאב מהסוג המדובר יכול לבצע כל אחת מן המשימות.

הניסיון מראה שבדרך כלל בעקבות הקצאת המשאבים האמיתיים, מתארכים לוחות הזמנים מעבר לתכנון והצוות עובר למצב "כיבוי שריפות".

"הפתעה" זאת יכולה להימנע אם מקצים מראש משאבים באופן טנטטיבי. כאשר מקצים משאבים אמיתיים ולוקחים בחשבון את המועדים בהם יהיו פנויים לפרויקט / ספרינט שבתכנון, אפשר לקבל הערכה טובה יותר. אין מדובר פה בהחלטה סופית, שאלו האנשים שיבצעו את המשימות, אלא בבחינת אפשרויות וזיהוי בעיות מראש. המיומנים יותר יכולים אף לבצע אופטימיזציה על התכנון וכך לקצר את משך הזמן הנדרש להשלמת המשימות.


נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage

שאלות ותגובות למיתוס זה ניתן להעלות כאן