בטיפ זה נלמד כיצד ניתן לסכום עבור כל ערסל את מספר המשימות תחתיו שלא הסתיימו, כלומר אחוז הביצוע שלהן קטן מ-100%.

נשתמש כדוגמא בפרויקט הבא:


במקרה זה ניתן לראות ש- Task1 הושלמה, משימה Task2 נמצאת במהלך הביצוע ומשימות ה-Testing עדיין לא החלו.

נוסיף לגנט עמודה בשם Incompleted, שתכיל עבור כל ערסל את מספר המשימות תחתיו שעדיין לא הסתיימו.
עבור משימה שהסתיימה יכיל שדה זה "0" ועבור משימה שעדיין לא בוצעה - "1", כך שסיכום הערכים בשדה זה ברמת הערסל, ייתן את מספר המשימות שעדיין לא הסתיימו.

נשתמש בשדה מסוג "Number" (בגירסה העברית: מספר). שדה כזה מחזיר ערכים מספריים.
נשנה את שם השדה ל-"Incompleted" באמצעות ביצוע הפעולות הבאות:

• נבחר ב-"Tools" (כלים).
• נבחר ב-"Customize Fields" (התאמה אישית של שדות).
• נבחר את סוג השדה "Number" (מספר).
• נבחר את השדה "Number1" (מספר1) ונשנה את שמו ל-Incompleted בעזרת כפתור ה- Rename (שינוי שם).

לצורך חישוב הערכים נשתמש בפונקציה: IIf (expression, truepart, falsepart)
הפונקציה בודקת את התנאי "expression" . אם הוא נכון (כלומר מחזיר ערך true), תחזיר הפונקציה את הערך שיופיע במקום "truepart"; אחרת, תחזיר הפונקציה את הערך המופיע במקום "falsepart".

משימה לא הסתיימה אם אחוז הביצוע שלה קטן מ- 100%.
לכן נחשב את ערך השדה "Incompleted" בעזרת הנוסחא הבאה: If( [%complete] < 100, 1, 0) .
הסבר: אם התנאי שבנוסחא מתקיים, כלומר המשימה לא הסתיימה, אז ערך השדה יהיה 1; אחרת הערך שיוחזר יהיה 0.


לאחר הכנסת הנוסחה, נלחץ על הכפתור OK (אישור) כדי לחזור לטופס הגדרת השדה.

עד עכשיו הגדרנו את הנוסחה לחישוב הערך עבור משימות שאינן ערסלים.
כעת נעבור לשורה שמחשבת את הערסלים, ומעליה הכותרת "Calculation for task and group summary rows" (חישוב עבור שורות ערסל לפעילות וקבוצה). נבחר ב-Rollup (רשימת ערכים) ואז נבחר באופציית ה-Sum (סכום), כדי שעבור כל ערסל, השדה Incompleted יכיל את סכום הערכים שיש בשדה עבור המשימות שתחתיו.


נלחץ על הכפתור OK (אישור) כדי לצאת מטופס הגדרת השדה.

נוסיף את העמודה "Incompleted" לטבלה, כדי לראות את מספר המשימות שעדיין לא הסתיימו תחת כל ערסל:

• נציב את העכבר על כותרות העמודה בטבלה, שמשמאלה נרצה שתופיע העמודה החדשה (למשל: Duration - משך) ונלחץ על המקש הימני שלו.
• נבחר את "Insert Column" (הוספת עמודה).
• נבחר את השדה "Number1", ששמו עכשיו "Incompleted".

ונקבל:


כך ניתן לראות שתחת הערסל "Integration" יש משימה אחת הנמצאת במהלך ביצוע ותחת הערסל "Testing" יש שתי משימות שעדיין לא בוצעו.
ישנה גם משימה נוספת, הנמצאת מתחת לערסל "Project", בשם "Finish Project", שעדיין לא בוצעה.
לכן כאשר אנו מסתכלים על הערסל הכללי "Project" אנו רואים שבסה"כ יש לנו 4 משימות שעדיין לא הסתיימו.


נכתב ע"י מתן ינאי קצור
IntelliManage

שאלות ותגובות לטיפ זה ניתן להעלות כאן