לעיתים אנחנו מעוניינים לדעת כמה עבודה בוצעה או מתוכננת להתבצע בנושא מסוים.

אם הנושא כולו מופיע תחת ערסל מסוים, כל שעלינו לעשות הוא לבדוק את ערך השדה Work (בגירסה העברית של Project: עבודה) בשורה של אותו ערסל.

במקרה הפחות פשוט, הנושא שמעניין אותנו מתחלק למשימות רבות, המפוזרות בחלקים שונים של הגנט (כמו עדכונים בתכנון, תיקון bug-ים, משימות שבוצעו לטובת פרויקטים אחרים, משימות לא מתוכננות וכדומה).

נניח למשל שבגנט הבא אנחנו מעוניינים לסכם את העבודה שהושקעה / עתידה להיות מושקעת במשימות 14-16, 25-26 ו-28 (מסומנות בירוק):


אנחנו רוצים ליצור הבדל בין משימות אלו לבין האחרות. לשם כך נגדיר שדה מסוג Flag (סמן), שבו נשים את הערך Yes רק עבור המשימות שאנחנו רוצים לסכם.

שלב 1: הקצאת שדה מסוג Flag

• מציבים את העכבר על אחת הכותרות בטבלה (למשל: Duration - משך) ולוחצים על המקש הימני שלו. בוחרים Customize Fields (התאמה אישית של שדות).
• בוחרים את סוג השדה Flag (סמן).
• כדוגמא נבחר את השדה "Flag1" (סמן1) ונשנה את שמו ל"Feature" בעזרת כפתור Rename (שינוי שם).





• לוחצים על הכפתור OK (אישור), בינתיים רק פעם אחת, כדי להישאר בטופס של הגדרת השדה.

שלב 2: הגדרת מחוון גרפי

• לוחצים על הכפתור Graphical Indicators (מחוונים גרפיים).
• מגדירים סימן שיופיע רק כאשר הערך המופיע בשדה הוא "Yes", כמו בתמונה הבאה:





• בשדה Test for 'Feature' (בדיקה עבור 'Feature'): בוחרים את הערך equals (שווה ל-).
• בשדה Value(s) (ערך(ים)): בוחרים את הערך Yes (כן).
• בשדה Image (ציור): בוחרים את הציור שרוצים שיופיע כמחוון.
• לוחצים על הכפתור OK (אישור) - פעמיים.

שלב 3: הוספת השדה לטבלה

• מציבים את העכבר על כותרת העמודה בטבלה, שמשמאלה נרצה שתופיע העמודה החדשה (למשל: Predecessors - פעילויות קדם) ולוחצים על המקש הימני שלו.
• בוחרים את "Insert Column" (הוספת עמודה).
• בשדה "Field Name" (שם שדה) בוחרים את Feature.
• לוחצים על הכפתור OK (אישור).

שלב 4: בחירת המשימות אותן רוצים לסכם

לכל משימה שאנחנו רוצים שתשתתף בסיכום, בוחרים Yes בעמודה Feature (במשימות בהן בחרנו Yes, יופיע המחוון):


שלב 5: הצגת ה-Work בתצוגת Task Usage

כעת נעבור לתצוגת Task Usage (שימוש בפעילויות). כדי לראות את ה-Work (עבודה) שהושקע בכל משימה, נוסיף את העמודה המתאימה:

• מציבים את העכבר על כותרת העמודה בטבלה, שמשמאלה נרצה שתופיע העמודה החדשה (למשל: Duration - משך) ולוחצים על המקש הימני שלו.
• בוחרים את "Insert Column" (הוספת עמודה).
• בשדה "Field Name" (שם שדה) בוחרים את Work (עבודה).
• לוחצים על הכפתור OK (אישור).

מאחר ואנחנו רוצים לקבל סיכום אוטומטי של העבודה במשימות שבחרנו, נחלק את המשימות בתצוגה זו לשתי קבוצות: אלו שבחרנו (על ידי בחירת Yes בשדה Features) ואלו שלא (בשדה Feature שלהן מופיע No).

שלב 6: הגדרת חלוקת המשימות לשתי קבוצות - Grouping (קיבוץ)

• מן התפריט הראשי מבצעים את סדרת הפעולות: Project → Group By → More Groups
(בגירסה העברית: פרויקט ← קבץ לפי ← קבוצות נוספות).

• בטופס שנפתח לוחצים על הכפתור "New" (חדש).
• בעזרת הטופס שנקבל מגדירים את ה-grouping (קיבוץ) הבא:
• Name (שם): Feature.
• Show in menu (הצג בתפריט): לסמן.
• Group By (קיבוץ לפי): לבחור את השדה שהגדרנו: Feature.





• אחרי שלוחצים על "OK" (אישור) ו"Apply" (החל), התצוגה מתחלקת לשתי קבוצות: המשימות שעבורן השדה Feature מכיל "No" ואלו שעבורן השדה Feature מכיל "Yes". הקבוצות מופרדות בקווים צהובים.
• סוגרים (לחיצה על סימן ה-"-") את הקבוצה Feature: No כדי לראות רק את המשימות הרלוונטיות:
• לוחצים על הכפתור OK (אישור) - פעמיים.

בתצוגה שקיבלנו ניתן לראות את סכום העבודה שהושקעה או מתוכננת להיות מושקעת במשימות שסימנו, בעמודה Work של השורה Feature: Yes.


נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage

שאלות ותגובות לטיפ זה ניתן להעלות כאן