בלוג > מאמרים

על הצורך בתאום בין לוחות זמנים של מספר פרויקטים

כאשר מתבצע תיאום בין תוכניות של מספר פרויקטים, תמיד מתגלות נקודות של חוסר התאמה מבחינת לוחות זמנים, תכולה, סדר ביצוע ו/או תלויות.

כאשר בארגון מתקיימים מספר פרויקטים, כמעט תמיד יש ביניהם קשרים, ברורים יותר או פחות.
לעתים קרובות, יש לפרויקט קשר גם לפרויקטים אחרים, המתבצעים בארגונים אחרים (הגדרת מערכת, הקמת מערכת, פיתוח מוצרים ועוד).

הסוגים הנפוצים ביותר של קשרים הם:

• תלות בין משימות (למשל: משימה בפרויקט א' יכולה להתחיל רק לאחר סיום משימה בפרויקט ב').
• תלות הנובעת ממשאבים (פעילות בפרויקט א', המשתמשת במשאב כלשהו, תוכל להתחיל רק לאחר שהמשאב יסיים את עבודתו בפרויקט ב').

במקרים רבים נוטים מנהלי פרויקטים להתעלם במידה רבה מן ההשפעות של פרויקטים אחרים על לוח הזמנים של הפרויקט שלהם. הסיבה העיקרית לכך היא מורכבותו של ניהול לוחות זמנים משולבים.

התעלמות מהשפעות פרויקטים חיצוניים היא שגיאה מהותית, מאחר והשפעות אלו הן מן הסיכונים המשמעותיים ביותר בפרויקט.

במקרים רבים מתבצע תיאום כללי בעל פה בין מנהלי הפרויקטים. זה נותן מראית עין שכביכול הפרויקטים מתבצעים בתיאום.

הניסיון מלמד, שכאשר מתבצע תיאום גנטים בין 2 או יותר פרויקטים, תמיד מתגלה חוסר התאמה לפחות בחלק מן הנקודות, מבחינת לוחות זמנים, תכולה, סדר ביצוע ו/או תלויות.

מבחינה טכנית, MS-Project מאפשר חיבור בין גנטים של פרויקטים מן האספקטים הבאים:

• הגדרת תלות בין משימות בפרויקטים שונים.
• שימוש במאגר משאבים משותף (שיכול להכיל את כלל עובדי הארגון).
• הגדרת סדרי עדיפויות בתוך ובין פרויקטים.

מבחינה מעשית חשוב לבדוק כל מקרה לגופו כדי להבין באילו מן היכולות הנ"ל כדאי להשתמש ובאיזה אופן. כל פתרון שיבחר, חשוב שיכלול:

• זיהוי כל הקשרים לפרויקטים אחרים.
• תיאום הגדרת כל קשר כזה (מועד, תכולה וכו') עם מנהלי הפרויקטים האחרים.
• שיטת מעקב שתבטיח השתקפות השינויים בפרויקטים האחרים בלוח הזמנים שלנו וזיהוי השפעותיהם.

טיפ: ניהול גנטים משולבים יכול להוות משימה מורכבת במידה רבה מניהול הגנטים הבודדים. לכן חשוב למצוא דרכים שיפשטו ככל האפשר, הן את החיבור והן את תחזוקת הגנטים המקושרים.



נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage

 

שאלות ותגובות למאמר זה ניתן להעלות כאן