בלוג > מיתוסים

מיתוס 39: בתקופה של שינויים אין צורך בלוחות זמנים

בתקופות של שינויים משמעותיים או אי וודאות אחרת (שינויים ארגוניים, שינויי כיוון וכדומה) נזנחים לעיתים לוחות הזמנים.

הגורמים העיקריים לכך הם:

• אובדן עשתונות: העתיד לא ברור ולכן עומדים במקום.
  
כאן מככב המיתוס "ממילא אי אפשר לתכנן מראש, כי הכל משתנה".
בפועל, אם אין לוח זמנים שלפיו פועלים בתקופת השינויים, לרוב יתבזבז הזמן בתקופת ההמתנה לקבלת ההחלטות, ובמהלכה לא יקודמו הפעילויות באופן מיטבי. לכן, כאשר יתקבלו ההחלטות, נהיה במצב פחות טוב ממה שיכולנו.

הפתרון המוצע: כאשר המצב מעורפל, כדאי להגדיר מטרות לתקופת הביניים. מגדירים נושאים שעשויים להיות שימושיים כאשר המצב יתבהר, ובונים לוח זמנים שיסייע לקדם אותם בעדיפות גבוהה.

• חוסר מיומנות: לא יודעים להכניס בלוחות הזמנים שינויים תוך זמן קצר.
  
המיתוס הנפוץ במקרים אלו הוא "גנט אינו כלי דינמי" ולכן אם נתכנן עכשיו, לא יהיה ניתן לשנות את התכנון בעקבות השינויים שיקרו. עוד מיתוס המעכב את הפעילות הנדרשת הוא זה שלפיו כשיש גנט "יש להיצמד ללוח הזמנים המקורי ככל האפשר" ולכן צריך לתכנן בתקופה "יציבה". שתי הנחות אלו מוטעות.

הפתרון המוצע: קודם כל לשאול למה הכנסת שינויים ללו"ז לוקחת הרבה זמן. האם הקושי הוא במיומנות בשימוש בכלי שבעזרתו מנהלים את לוחות הזמנים? האם מורכבות השיטה שבה מנהלים את לוחות הזמנים גורמת לכך? האם הקשיים נובעים מן התקשורת בין הקבוצות השונות (כולל גורמים חיצוניים)?
לאחר מכן לבדוק מה מאלו ניתן לשפר באופן מיידי. זה לא הזמן ל"תוכניות חומש".

לאחר שמתגברים על שני המכשולים הנ"ל, ניתן לתכנן איך לנצל את תקופת השינויים באופן מיטבי.

המהדרין אף ישתמשו בגנט לביצוע פעולות what-if (בחינת מספר תרחישים חלופיים, ע"מ לזהות את המשמעויות החיוביות והשליליות של כל אחד מהם), ככלי תומך לקבלת החלטות מושכלות יותר בנושאים העומדים על הפרק. כך ניתן לנסות "על הנייר" כיווני פעולה אפשריים, כדי להבין מה המשמעויות של כל אחד מהם מבחינת לוחות הזמנים ולהימנע מכיוונים המסתברים כבעייתיים מבחינה זאת או אחרות.

כאשר יודעים להכניס כל שינוי ללוח הזמנים במהירות, אפשר להבין מיד את משמעותו. זה יגרור לעיתים תיקון לדרך בה חשבנו ליישם את השינוי או החלטה לבצע שינוי אחר - כל אלה לטובת התוצאה.

כאשר אנחנו יודעים לנהל את לוחות הזמנים שלנו באופן מהיר ודינמי, נוכל להקטין את אי הוודאות ולהגביר את ההספק במהלך תקופת השינויים.


נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage