בלוג > מאמרים

מדוע אנחנו זקוקים ל-PMO?

הגדרה בסיסית של תפקיד ה-Project Management Office/r וסקירת תחומי הפעילות העיקריים שלו.

מדוע לא כדאי להעמיס את התפקיד על מנהלי הפרויקטים?
מהם היתרונות העיקריים של תכנון ומעקב שוטף אחרי התקדמות הפרויקטים?
מי מתאים לשמש כ-PMO?

(על תפקיד ה-PMO אפשר לקרוא במאמר "PMO - על מה ולמה?")

סוד ידוע הוא שמרבית הארגונים מתקשים בניהול הפרויקטים שלהם ובפרט בעמידה בלוחות הזמנים. פחות ידוע שרובם גם לא יודעים איך לצאת ממצב זה.

בפגישות איתם אנחנו שומעים לעתים קרובות שההרגשה שלהם היא ש"אם למנהל הפרויקט היה קצת יותר זמן לתכנן ולעקוב" (אין לו ולא יהיה) או ש"היינו מכירים קצת יותר טוב את הכלי לניהול פרויקטים" (חשוב אבל לא מספיק), הבעיה היתה נפתרת.

נתחיל בכמה אשליות שכדאי לנפץ:

1. יש לצפות ממנהל פרויקט שידע לתכנן אותו: לא עומד במבחן המציאות. למרבית מנהלי הפרויקטים בהם פגשנו אין את המיומנות הזאת: אין להם השכלה בתחום ניהול הפרויקטים ואין להם ממי ללמוד (כי גם למנהלי הפרויקטים האחרים שבסביבתם אין מיומנות כזאת).
2. אפשר ללמוד את הכלי לניהול פרויקטים תוך כדי עבודה: לא מומלץ. אשליה נפוצה היא שהכלים לניהול פרויקטים ניתנים ל"גילוי עצמי" בזמן קצר, בדומה לכלי תוכנה אחרים. כאשר מנסים להתחיל באופן זה, מפסידים רבים מן היתרונות שניתן היה להפיק מן הכלי. מניסיוננו, מרבית המשתמשים אינם מכירים את מרבית יכולות הכלי בו הם משתמשים ויש להם מיומנות נמוכה בשימוש בו. כתוצאה מכך הם מבזבזים זמן רב ומיותר בעבודה מול הכלי ומפיקים ממנו מעט מאד. לא פלא שרבים מהם מגיעים למסקנה שהשקעת הזמן אינה כדאית.
3. כשיהיה למנהל הפרויקט זמן, הוא יעשה את זה: בדרך כלל לא יהיה לו זמן, כי מוטלים עליו תפקידים רבים ונוספים (ניהול טכני / מקצועי, ניהול אנשים, עבודה מול הנהלת החברה, לקוחות, קבלני משנה, פרויקטים אחרים בחברה ועוד ועוד). ראינו גם שלרוב אין לו את הידע והמיומנות הנדרשים, כך ש"זה" ייקח לו הרבה זמן ויניב מעט תוצאות. התוצאה היא בדרך כלל שאם המטלה נשארת בתחום אחריותו של מנהל הפרויקט, הוא "לא מגיע אליה".

לכן לעתים קרובות אנו פוגשים בפרויקטים בעלי תכנון חלקי ומעקב מצומצם. במקרים רבים אף אלו אינם קיימים.

בסקר קצר שערכנו בין 50 חברות ישראליות בהן משתמשים ב-Microsoft Project ככלי לניהול פרויקטים, מצאנו כי ב-98% מהן נבנה בתחילת כל פרויקט תכנון ראשוני בעזרת הכלי. רק 38% מן החברות סבורות שהן מבצעות תכנון מלא של הפרויקטים. מעקב שוטף ביצעו 46% מן החברות; השאר לא מספיקות לעדכן את לוחות הזמנים באופן שוטף במהלך הפרויקט. גם תכנון מלא וגם מעקב שוטף דווחו רק ע"י 32% מן המשתתפים בסקר. קישור בין הפרויקטים השונים בחברה, ע"מ להבין את ההשפעה ההדדית שיש להם זה על זה, נמצא ב-14% מן החברות בלבד.

לחלק ממנהלי הפרויקטים אין מודעות למקור זה של בעיות במהלך הפרויקט, מאחר ולמעשה לא התנסו בניהול מאורגן יותר של פרויקטים.

כמה מן היתרונות העיקריים של תכנון ומעקב שוטף אחרי התקדמות הפרויקטים:

• עמידה טובה יותר בזמנים: קיצור ה-Time to Market וצמצום עלויות הפרויקט.
• Visibility: מסייעים למנהלים להבין את המצב ולקבל החלטות. תכנון טוב יסייע למנהלים להגיע למידע שהתקשו להשיגו בעבר. מעקב מסודר יסייע להם לקבל עדכונים שוטפים לגביו. ה-visibility של התכנון והמעקב מוודא שגופים שונים השותפים לפרויקט רואים את מהלכו באותו אופן.
• זיהוי כשלים בתכנון: לעתים קרובות נמצא, שחלק מן הפרטים הרבים המרכיבים את הפרויקט תוכננו לא נכון או נשכחו ועל כן בוצעו בסיום הפרויקט (וגרמו לדחייה) או אחריו (וגרמו לבעיות מול הלקוח של הפרויקט). כאשר יש לפרויקט תכנון מלא, התכנון מקבל גם feedback מן המשתמשים בו, שעוזר לזהות כשלים בתכנון.
• זיהוי בעיות מראש: כאשר התכנון לוקח בחשבון את כל מרכיבי ואילוצי הפרויקט, ניתן לזהות בעיות בשלבים מוקדמים יותר, בהם ניתן עדיין למנוע או לצמצם עיכובים וחריגות.
• תיאום עם גורמים חיצוניים: במרבית הפרויקטים נדרש תיאום עם גורמים חיצוניים כמו לקוחות, קבלני משנה ופרויקטים אחרים המתנהלים במקביל בארגון. תכנון ומעקב מסודרים מאפשרים לצמצם את העיכובים הנובעים מתיאומים אלו ולמזער את הנזקים הנובעים מהם.

במקרים רבים מנסים להטיל את תפקיד ה-PMO על מנהל הפרויקט. בדרך כלל נוחל ניסיון זה כשלון, מפאת חוסר הזמן והמיומנות של מנהל הפרויקט, כפי שתוארו לעיל. גם הניסיון להעביר את התפקיד למישהו אחר מתוך צוות הפרויקט מביא לתוצאות דומות. התוצאה היא שבמקומות רבים יש מרחק רב בין הפוטנציאל של הארגון בניהול פרויקטים, לבין ההישגים שלו בפועל.

לכן נדרש למנהל הפרויקט סיוע מ-PMO מקצועי.

אז מי מתאים לשמש כ-PMO?

1. קודם כל, מישהו שהנושא חשוב לו ובוער בעצמותיו. לא מי שרואה אותו כמטלה מעיקה.
2. מישהו שיש לו מספיק זמן כדי לטפל באספקטים של הנושא, כי זה התפקיד העיקרי שלו. לא מישהו שעושה את זה "מהצד".
3. בעל ידע בניהול פרויקטים ו/או השכלה בתחום ניהול הפרויקטים.
4. בעל מיומנות גבוהה בכלי ניהול הפרויקטים בהם נעשה שימוש.

גם ה-PMO זקוק לתמיכה מסוימת ממומחים בניהול פרויקטים ובכלים בהם הוא משתמש. תמיכה זאת עוזרת לו להתמודד עם קשיים העולים במהלך תכנון וביצוע הפרויקטים, מייעלת את פעולתו ומשפרת את התוצאות.

כאשר אנו מקימים פעילויות PMO בארגונים, אנו רואים שניתן להשיג שיפור משמעותי בהתנהלות הפרויקטים ובעמידה ביעדים שלהם תוך זמן קצר. ביישום נכון, תרומת ה-PMO לארגון מורגשת באופן מיידי.


נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage