בלוג > מיתוסים

מיתוס 53: מספיק להכניס לגנט את המשימות העיקריות

אם תבדקו גנט של צוות או פרויקט, בדרך כלל תמצאו שם רק חלק מתוך המשימות שיש לבצע על ידי אותו צוות או באותו פרויקט. במקרה הפחות גרוע אלו יהיו המשימות העיקריות; במקרה הנפוץ יותר אלו יהיו המשימות שנמצאות כרגע בפוקוס של מנהל הגנט ו/או המנהלים שלו.

בדרך כלל יש כוונה כללית להשלים את המשימות החסרות מתישהו בהמשך.

אז מה הבעיה?

אחת המעלות העיקריות של השימוש בגנט הוא שבמהלך הבניה וגם במהלך העדכון אנחנו מזהים בעיות: נושאים שחסר לנו ידע לגבי ההגדרות שלהם, תאריכי אספקה מאוחרים, חוסר תיאום בין הגורמים השונים וכו'. ככל שבעיה כזאת מתגלית מוקדם יותר, רצוי הרבה לפני מועד ביצוע המשימות הרלוונטיות, הנזק שהיא גורמת יהיה בדרך כלל נמוך יותר. "הפתעות", כלומר דברים שלא נערכנו אליהם מראש, הן סיכונים גדולים, שהמשמעות שלהם עלולה להיות גם מעבר לגלישה בזמנים ותקציב.

מעלה נוספת של השימוש בגנט היא שעצם השקיפות (visibility) שהוא יוצר, מסייעת גם לגורמים שמחוץ לצוות או הפרויקט לזהות בעיות מראש, וכך להפחית עוד יותר את הסיכונים.

כאשר הגנט מכיל רק חלק מן המשימות, נפגמת במידה משמעותית היכולת ליהנות ממעלות אלו:
לא ניתן לזהות מה חסר בתכנון (כי הרי ידוע שהתכנון לא מלא) ואת משמעותו והשפעתו על החלקים האחרים. זה אומר שאנחנו לא יודעים לצפות את תאריכי המסירה בפרויקט (או את התכולות של כל מסירה, כשהתאריכים מחזוריים). לכן אנחנו לא יודעים אם הם מתאימים לנו או לא. גם היכולת שלנו להתמודד עם שינויים פחות אפקטיבית.

המון "הפתעות" אורבות לנו בגנט כזה. כשאנחנו לא יודעים על בעיות, אנחנו גם לא פועלים לפתרונן מראש, כך שנמצא את עצמנו עם תוצאות הרבה פחות טובות.

לכן, דוגלת מתודולוגיית IntelliGantt^® בהגדרה מראש של כל תכולה אפשרית (ברמת פירוט משתנה לפי המקרה). כך ניתן לזהות בעיות מוקדם יותר בעת התכנון ולהבין טוב יותר את משמעות כל שינוי בהמשך.


נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage