בלוג > מיתוסים

מיתוס 14: השימוש העיקרי בגנט הוא לדיווח, כדי שנלמד מהטעויות

ברבים מן הארגונים אליהם אני מגיעה, מסתבר לי שהגנטים, במידה וקיימים, ומתעדכנים באופן שוטף, משמשים בעיקר לדיווח על התקדמות הביצוע ולהשוואתו לתכנון המקורי. אני קוראת לזה "הסתכלות לאחור", כלומר במקרים כאלה הגנט משמש בעיקר כדי לעסוק בפעילות שבוצעה בעבר.

חלק ממערכות התוכנה לניהול פרויקטים אף דורשות מן העובדים בפרויקטים לדווח דרכן באופן פרטני על מספר השעות שהושקעו בכל משימה. גם אם נצא מתוך הנחה שדיווחים אלו משקפים נאמנה את מה שקרה בפועל ושאיסופם אינו דורש זמן ואנרגיה משמעותיים, הרי שמתקבלת כאן כמות מרשימה של מידע, המתמקד בעיקר בעבר.

באופן פעולה זה אנחנו מסיטים את המיקוד מן הכוח העיקרי של הגנט ככלי תכנון, שבעזרתו מאתרים ופותרים בעיות מראש. בונים כלי שיודע להגיד לנו בדיעבד שבוצעו הרבה מדי שעות, כשכבר אין לנו את היכולת לצמצם את היקף אותה עבודה ולקצר את משך הפרויקט.

חשוב לשים לב שכאשר שיטות הדיווח מורכבות מדי, ריבוי הנתונים ומורכבות המערכת אף מפריע למנהלי הצוותים / פרויקטים לבצע אופטימיזציה על תכנון הפעילויות העתידיות במהלך הביצוע. כך אנחנו מפסידים חלק ניכר מיכולת ההתייעלות במהלך הפרויקט, לטובת יכולת התחקור שלנו בסופו.

לדעתי, התועלת המשמעותית ביותר שניתן לקבל מן השימוש בגאנט היא זאת של "הסתכלות קדימה", כלומר תכנון מיטבי של הדרך בה ניתן להגיע מן המצב הנוכחי לסיום הפרויקט.


נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage