נתקלתי ברעיון לתת את התפקיד למזכירה רק מעט פעמים, אבל מכיוון שמדובר בטעות כה משמעותית, החלטתי בכל זאת להזכיר אותה כאן. נפוצה יותר הגישה המוטעית לא פחות, שלפיה מפקידים את נושא ה-PMO בידיו של מישהו שההתמחות שלו היא הכלי לניהול הגנטים, אך אין לו כל השכלה בניהול פרויקטים ו/או ניסיון משמעותי בניהול פרויקטים.

אני מופתעת בכל פעם מחדש לגלות מנהלים מנוסים בארגונים שאינם מבינים שניהול אפקטיבי של לוחות זמנים בפרויקטים דורש גם כלי, גם מתודולוגיה וגם מומחה לניהול פרויקטים. אי הבנה זאת מביאה אותם לחשוב שעדכון הגנט הוא עניין טכני בעיקרו, והזמן המושקע בו נובע מן הקושי בתפעול הכלי המייצר את הגנט.

מכאן בא הרעיון: נשלח את המזכירה לקורס שבו לומדים להפעיל את תוכנת הגאנטים והיא זאת שתעדכן את הגנטים עבור מנהלי הפרוייקטים / ראשי הצוותים. עבור המזכירה מדובר בקידום ועבור החברה מדובר בחיסכון. האמנם זהו win-win situation?

לגמרי לא. בניית ועדכון לוחות זמנים אינם עניין טכני בלבד, אלא דורשים הבנה בניהול פרויקטים ובדרכים לייעל את הפרויקט דרך לוחות הזמנים שלו. קורס טכני בתפעול כלי לא הופך אדם, מוכשר כשיהיה, למומחה בתחום בו עוסק הכלי.

המזכירה איננה מתאימה לניהול לוחות הזמנים של הפעילויות בחברה, כמו שמנהל הכספים איננו מתאים לפיתוח התוכנה ומנהל השיווק איננו מתאים לתכנון מערכת האינסטלציה של הבניין. לכל אחד מהם נדרש איש מקצוע עם מומחיות משלו.


נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage

שאלות ותגובות למיתוס זה ניתן להעלות כאן