בלוג > מיתוסים

מיתוס 6: התיאום בעל פה מספיק

מיתוס זה נפוץ בחברות קטנות ובפרויקטים בעלי היקף מצומצם. הוא אומר: אנחנו קבוצה קטנה ואנחנו מסכמים את הפרטים בינינו בע"פ. מכיוון שאנחנו משוחחים לעיתים קרובות, אנחנו יודעים בדיוק מה קורה אחד אצל השני ומתואמים. חבל לבזבז את הזמן על ניהול גאנטים.

לפני שנים היתה לי התנסות מעניינת עם שני מנהלים בכירים בחברת סטארט-אפ קטנה (פחות מ-15 אנשים), שחלקו חדר עבודה, בו ישבו זה מול זה, שולחן מול שולחן, כדי להקל על התקשורת ביניהם, שהיתה אכן טובה מאד. בתחילה בנינו לוח זמנים (גאנט) עבור כל אחד מהם בנפרד. בגלל עבודתם הצמודה, היו המנהלים בטוחים שהם מתואמים באופן מלא. בשלב זה הצעתי לסנכרן בין תוכניות העבודה מן האספקט של מי-נותן-מה-למי-ומתי. צעד זה, שהמנהלים הניחו שיהיה מיידי וטריוויאלי, הציף בעיות רבות. הסתבר שכל אחד מהם ציפה לקבל מן השני דברים שהשני לא תכנן להכין ו/או היו צפויים להיות מוכנים במועדים לא רלוונטיים.

זיהוי הבעיה מראש איפשר להם לשנות את תוכניות העבודה שלהם, כדי להתאימן למתן מענה לצרכים של שתי הקבוצות. כך נמנעו עיכובים משמעותיים בהמשך ואולי גם פגיעה ביחסי העבודה של שני המנהלים, שעלולים היו לבוא בטענות זה אל זה, כאשר לא היו מקבלים את מה-שחשבו-מתי-שחשבו.

גם בחברות בינוניות וגדולות אני רואה תופעות דומות, כאשר בדיונים טכניים ודיוני סטטוס, מתקבלות החלטות בעלות השפעה על לוחות הזמנים. בעקבות הדיון כל קבוצה מעדכנת את לוח הזמנים שלה לפי ההבנות שלה, אך מכיוון שלא מוודאים שאותה הבנה בדיוק מיושמת בכל אחד מן הגאנטים, לעיתים קרובות מסתבר שכל אחד הבין משהו אחר, ולעיתים גם קצת שינה אותו לכיוון מה שהיה רוצה שיקרה.

התוצאה הנפוצה ביותר של חוסר התיאום, הנובע מכך שהתיאום לא עבר דרך לוחות הזמנים של כל הצדדים השותפים, היא "הפתעות" בחלקים בהם יש אינטראקציה בין הקבוצות השותפות לפרויקט (צוותים, חברות וכו'). הפתעות אלו משמעותן עיכובים לא צפויים, בהם כל אחד מן הצדדים נוטה להאשים את האחרים.


נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage