בלוג > טיפים למשתמשי MS-Project

טיפ 84: סיכום העבודה במשימות שנוספו במהלך הפרויקט

בטיפ 83 ראינו איך לחשב את השינוי בכמות העבודה שחל במהלך הפרויקט, ברמת משימה בודדת וברמת ערסל.

הפעם נוסיף לאותו גנט את היכולת לחשב ולסכם רק את העבודה במשימות שנוספו במהלך הפרויקט (כלומר: ללא השינויים בכמות העבודה שחלו במשימות שהוגדרו כבר בתחילת הפרויקט).

גם הפעם יש לשמור בתחילת הפרויקט את מצב המשימות, כלומר Baseline, כדי שניתן יהיה להשוות אליו בסיום הפרויקט:
בגירסת Project 2010 יש לבחור בלשונית Project ללחוץ על הכפתור Set Baseline, ובחלון הנפתח ללחוץ על OK.
בגירסאות קודמות יש לבצע את הפקודות: Tools → Tracking → Set Baseline, ובחלון הנפתח ללחוץ על OK.

נניח שבתחילת הפרויקט התכנון שלנו נראה כך:


נגדיר שדה מסוג Duration שלו ניתן את השם "Work in New Tasks":

1. נציב את העכבר על כותרת עמודה כלשהי בטבלה ונלחץ על המקש הימני שלו.
2. נבחר את Custom Fields (בגירסאות Project שלפני 2010 הפקודה נקראה Customize Fields).
3. בשדה Type שבצד ימין למעלה נבחר בסוג Duration.
4. נבחר באחד משדות ה-Duration הפנויים, למשל Duration1.
5. נלחץ על הכפתור Rename.
6. בחלון שנפתח נכתוב את השם החדש של השדה: Work in New Tasks, ונלחץ על OK.

נציב בשדה שלנו את הנוסחה הבאה:

• אם זאת משימה חדשה (כלומר Work Variance = Work), נחזיר את ערך ה-Work שלה.
• אחרת נחזיר 0 (אפס).

כדי להגדיר את הנוסחה הנ"ל לשדה שלנו:

1. נלחץ על הכפתור Formula בחלון Custom Fields שעדיין פתוח.
2. נבחר את הפונקציה Iff על ידי לחיצה על הכפתור Function, לחיצה על General ובחירת הפונקציה Iff.





3. את הטקסט "expression" נחליף ב [Work Variance] = [Work].
   ניתן להקליד את הטקסט או לבחור את השדות ע"י לחיצה על הכפתור Field, בחירת Work בתפריט ובחירת השדה.





4. את הטקסט truepart נחליף ב [Work].
5. את הטקסט falsepart נחליף ב 0 (אפס).





6. נלחץ על הכפתור OK ונקבל את ההודעה:




המזהירה אותנו שכאשר הפונקציה תחשב אוטומטית את הערכים בשדה שלנו (Work in New Tasks), ימחקו הערכים הקודמים שהיו בו. בהנחה שלא השתמשנו עד כה בשדה זה, נלחץ על OK.

7. כדי שמשימות הערסל יכילו את סכום הערכים שתחתיהן, נסמן את האפשרות Rollup בשדה Calculation for task and group summary rows, ונבחר עבורה את האופציה Sum:





8. נלחץ שוב על OK, כדי לצאת מהטופס Custom Field.

נוסיף עמודה עבור השדה שהגדרנו:

1. נציב את העכבר על כותרת העמודה בטבלה, שמשמאלה נרצה שתופיע העמודה החדשה ונלחץ על המקש הימני שלו.
2. נבחר את Insert Column (בגירסאות Project שלפני 2010 הפקודה נקראה Add Column).
3. נבחר את השדה Work in New Tasks, ונקבל:

בשלב זה כל הערכים בעמודות Work Variance ו- Work in New Tasks הם אפס, כי עדיין לא חלו בפרויקט שינויים מאז שמירת ה-baseline.

נשנה את משך המשימות (בעמודה Duration) ונראה שכל שינוי משתקף בעמודת ה- Work Variance, אבל לא בעמודת Work in New Tasks (מאחר ואלו אינן משימות חדשות, אלא משימות שכבר היו קיימות בזמן שמירת ה-baseline):


עכשיו נוסיף משימה חדשה לפרויקט, שלא היתה מתוכננת מראש:


ונראה שבמקרה זה ערך השדה Work in New Tasks יהיה כמשך המשימה החדשה, ותוספת העבודה במשימות החדשות לכלל הפרויקט תשתקף בערסל שלו.


נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage