טיפ 75: מחוון עבור משימות המסתיימות היום

מוקדש בהוקרה לנועם אביטל

בטיפ זה נציג דרך לעזור לנו לשפר את יעילותנו בהתמודדות היומיומית עם המשימות העומדות לפנינו.
נעשה זאת ע"י הוספת Indicator (מחוון) עבור משימות, הן רגילות והן אבני דרך, אשר אמורות להסתיים היום.
כך נוכל לזהות מתוך שלל המשימות, את אלו שעלינו לוודא שיסתיימו בפועל היום.

הסבר הנוסחה לחישוב:
נשתמש בשדה מסוג Duration (בגירסה העברית של Microsoft Project נקרא סוג שדה זה בשם "משך"). נציב בו נוסחה שתחשב את מספר הימים שנותרו עד לתאריך הסיום המתוכנן של המשימה.

לצורך החישוב נשתמש בפונקציה ProjDateDiff( date1, date2, calendar) כאשר:

date1 יהיה התאריך הנוכחי, שנקבל אותו בעזרת הפונקציה Date().
date2 יהיה תאריך הסיום המתוכנן של המשימה, הנמצא בשדה Finish.
במידה ולא מציינים את ה- Calendar, יעשה שימוש ב- Calendar (לוח תאריכים) של הפרויקט.

ולכן הנוסחה תהיה ProjDateDiff(Date(),[Finish]).

ניקח לדוגמא את הפרויקט הבא:

הקו האדום מסמן את התאריך הנוכחי (10 באוגוסט). ההסבר לאופן ההצגה שלו מופיע בטיפ מספר 15 .
המשימות שצריכות להסתיים היום הן 2 ו-3.

כדי להגדיר את האינדיקטור:

נציב את העכבר על כותרת אחת העמודות בטבלה, למשל Start (התחלה), ונבחר ב-Customize Fields
(בגירסה העברית של Microsoft Project נקראת אפשרות זאת "התאמה אישית של שדות").
נבחר באחד מן השדות מסוג Duration (משך). כדוגמה נבחר את השדה "Duration1" (משך1) ונשנה את שמו ל"Finish Today" בעזרת כפתור Rename (שינוי שם):

נלחץ על כפתור ה "Formula" (נוסחה) ונציב את הנוסחה ProjDateDiff(Date(),[Finish]) דרך כפתורי ה- Field (שדה) וה- Function (פונקציה):

כאשר נלחץ על OK (אישור) נקבל את ההודעה הבאה:

באותו חלון בו הגדרנו קודם את השדה, נלחץ כעת על הכפתור הנקרא "Graphical Indicators" (מחוונים גרפיים).
בחלון שיפתח נכניס את ההגדרות הבאות:

Test for 'Finish Today' (בדיקה עבור 'Finish Today'): equals (שווה ל-).
Value(s) (ערך(ים)): 1.
נבחר את ה "Image" שנרצה שיופיע במחוון.

כעת נותר להוסיף עמודה עבור השדה שחישבנו:

נציב את העכבר על כותרת העמודה בטבלה, שמשמאלה נרצה שתופיע העמודה החדשה ונלחץ על המקש הימני שלו.
נבחר את Add Column (הוספת עמודה).
נבחר את השדה Flag1 ששמו עכשיו "Finish Today" ונקבל: