טיפ 35:מתי זה אמור היה לקרות?

בתחילת הפרויקט אנחנו מתכננים אותו. אחר כך אנחנו מנסים לבצע אותו לפי התכנון, אבל לא תמיד זה מצליח...

בדוגמא הבאה מוצג מיני פרויקט, שבו 4 משימות ו-2 אבני דרך:

נניח שאנחנו נמצאים בנקודת הזמן המסומנת על ידי הקו האדום המקווקוו, אך מסיבה כלשהי המשימה Task 2 עדיין לא הסתיימה ולכן אבן הדרך Milestone 1 עדיין לא הושגה.

בשלב זה ההנחה היא שאבן הדרך תושג בסיומו של יום שני, כלומר בעוד יום מהזמן הנוכחי. לכן, אם עכשיו הוא מועד עדכון הגנט, עלינו להוסיף יומיים למשך של המשימה Task 2, כדי לשקף את מצב הפרויקט בפועל.

לעיתים קרובות אני נתקלת באנשים שלא מבצעים עדכון כזה, "כדי להראות מתי אבן הדרך היתה אמורה להתבצע". אמנם חשוב לשמור מידע זה בגנט, אך חשוב גם לעדכן אותו לפי ההתקדמות בפועל, על מנת שיראה, למשל, מתי תושלם אבן הדרך הבאה - Milestone 2.

לצורך זה נגדיר בגנט שדה נוסף, שלו נקרא "Original Date". לשדה זה נכניס את התאריך המקורי של אבן הדרך, התאריך שסוכם עם הלקוח או המנהל בפגישה האחרונה או כל תאריך אחר שנרצה לשמור ולהציג. כאשר יופיע בשדה ערך, יוצג סימן מיוחד, המסמן את ה-Original Date במקום המתאים.

בדוגמא שלפנינו נציג בגנט סימן רק ב-Original Date של אבני דרך, אך ניתן באופן דומה להציג סימנים גם עבור סוגים אחרים של משימות.

והנה המתכון:

נבחר שדה מסוג "Finish" (סיום) ונחליף את שמו ל"Original Date":

מציבים את העכבר על אחת הכותרות בטבלה (למשל סיום - Finish) ולוחצים על המקש הימני שלו.
בוחרים "Customize Fields" (התאמה אישית של שדות).
בוחרים את סוג השדה "Finish" (סיום).
נבחר למשל את השדה "Finish1" (סיום1) ונשנה את שמו ל-"Original Date" בעזרת הכפתור "Rename" (שינוי שם).

לוחצים על הכפתור "OK" (אישור) פעמיים.

נוסיף לטבלה שבגנט עמודה שדרכה נוכל להכניס את הערכים לשדה שהגדרנו:

מציבים את העכבר על אחת הכותרות בטבלה (למשל Predecessors - פעילויות קדם) ולוחצים על המקש הימני שלו.
בתפריט שנפתח בוחרים "Insert Column" (הוספת עמודה).
בשדה "Field Name" (שם שדה) בוחרים את השדה Original Name.
לוחצים על "OK" (אישור).

עבור אבני הדרך נעתיק את התאריך שלהן לשדה Original Date:

עכשיו נוסיף הגדרה שתגרום לציור סימן מיוחד בתאריך המופיע ב-Original Date:

מן התפריט הראשי מבצעים את סדרת הפעולות: Format → Bar Styles (עיצוב ← סגנון מייצגים).
בטופס שיפתח מוסיפים בעזרת הכפתור Insert Row (הוסף שורה) שורה חדשה אחרי השורה Milestone (אבן דרך) ובה מכניסים את הערכים הבאים:

בעמודה Name (שם) כותבים Original Date (או טקסט אחר שיזכיר לנו למה משמשת הגדרה זאת).
בעמודה Show For Tasks (הצג עבור פעילויות) כותבים Milestone (אבן דרך), כדי שהסימון המיוחד שנבחר יופיע רק עבור אבני דרך.
בעמודות From ו-To ("החל מ" ו"עד") בוחרים את השדה Original Date, כדי לקבוע שהסימון המיוחד יוצג בתאריך המופיע בשדה Original Date.
שימו לב שאם בשדה Original Date לא יופיע ערך עבור משימה כלשהי, לא יוצג עבורה הסימון המיוחד.
בחלק התחתון של השמאלי של הטופס בוחרים את הצורה והצבע של הסימון המיוחד.
בחלק האמצעי התחתון של הטופס מסמנים שב"אמצע" של הסימון המיוחד לא יופיע דבר (בשדה Shape - צורה בוחרים את הפריט הראשון בתפריט, שהוא ריק).

לוחצים על הכפתור "OK" (אישור).

לאחר שנעדכן את משך Task 2 לפי האיחור בפועל, נקבל:

עכשיו ניתן לראות שכתוצאה מן העיכוב נדחתה אבן הדרך השניה לסיומו של יום ראשון, ועדיין ניתן לראות מה היו התאריכים המקוריים.

נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage