טיפ 26: הסתרת משימות ישנות

נניח שאנחנו מנהלים פרויקט בעזרת גנט מורכב שבו כ-1000 שורות. עד עכשיו עבר כבר כ-90% ממשך הפרויקט ונניח שסיימנו לבצע כבר כ-90% מן המשימות.

זה אומר שבין 1000 השורות בגנט שלנו מפוזרות כ-100 שורות שעדיין נשארו לביצוע, ובהן עלינו להתמקד על מנת לסיים את הפרויקט בזמן. לכן נרצה ליצור פילטר שיסתיר את המשימות המיותרות.

ניתן בקלות להגדיר פילטר שיראה רק את המשימות שעדיין לא הסתיימו, אך הניסיון מראה שבדרך כלל נרצה עדיין להציג את המשימות שהסתיימו בתקופה האחרונה, כדי שנוכל להראות שהסתיימו. לכן נגדיר פילטר שיסתיר רק את המשימות שהסתיימו לפני למעלה מחודש.

לצורך זה נגדיר אינדיקציה שתחליט אם יש להסתיר את המשימה בתצוגה. נרצה להסתיר את המשימה אם מתקיים התנאי:
- המשימה הסתיימה (כלומר 100% ביצוע)
וגם
- תאריך הסיום של המשימה מוקדם מן התאריך של לפני חודש.

נשתמש בפונקציה של MS-Project בשם DateDiff, המחשבת את מספר מרווחי הזמן בין שני תאריכים.
אופן השימוש בפונקציה (התחביר) הוא DateDiff(interval, date1, date2), כאשר
- interval הוא טקסט המציין את יחידות המרווח (שעות, ימים, שבועות וכו').
- date1 ו-date2 הם התאריכים שביניהם אנחנו רוצים לחשב את ההפרש.

הנוסחה של האינדיקציה שלנו תהיה:

( [ביצוע%] = 100 ) And ( DateDiff("d", [סיום]), Date()>30 )

כלומר היא תכיל "כן" אם %ביצוע = 100 וגם ההפרש בין תאריך הסיום של המשימה לתאריך הנוכחי גדול מ-30 יום.

כדי ליישם את הנוסחה נבחר שדה מסוג "סמן" (Flag) ונחליף את שמו ל"Exclude from View":

מציבים את העכבר על אחת הכותרות בטבלה (למשל סיום - Finish) ולוחצים על המקש הימני שלו.
בוחרים "התאמה אישית של שדות" (Customize Fields).
בוחרים את סוג השדה "סמן" (Flag).
נבחר למשל את השדה "סמן1" (Flag1) ונשנה את שמו ל-"Exclude from View" בעזרת הכפתור "שינוי שם" (Rename).

לוחצים על "אישור" (OK) רק פעם אחת, כדי להישאר בטופס של הגדרת השדה.
לוחצים על הכפתור "נוסחה" (Formula).
מזינים את הנוסחה הנ"ל (אם עובדים עם הגירסה העברית, הכיוונים של הטקסט עלולים להשתנות וקצת לבלבל):

לא מומלץ להקליד את הטקסט בתוך חלון הנוסחה, אלא להכניס את הערכים בעזרת לחיצה על הכפתורים "שדה" ו"פונקציה" ומציאת הערכים המתאימים.

כאשר נלחץ על "אישור" (OK), נקבל את ההודעה:

המזהירה אותנו שהפעלת הנוסחה תמחק ערכים קודמים, במידה והיו, בשדה Exclude from View. בהנחה שלא השתמשנו עד עכשיו בשדה "סמן1" באותו קובץ נלחץ על "אישור" (OK) פעמיים.

ניקח כדוגמא גנט, שבו חלק מן המשימות הסתיימו ונוסיף לתצוגה שלו את העמודה Exclude from View:

מציבים את העכבר על הכותרת של העמודה בטבלה שמשמאלה נרצה להוסיף את העמודה החדשה ולוחצים על המקש הימני שלו.
בוחרים "הוספת עמודה" (Insert column).
בוחרים את השדה "Exclude from View".

בעמודה אנחנו רואים אילו שדות נרצה להסתיר לפי הנוסחה הנ"ל.

עכשיו נגדיר את הפילטר שיסתיר אותן:
פרויקט ← מסנן ← מסננים נוספים ← חדש

(Project → Filtered For → More Filters → New)

נרצה שהפעלת המסנן תסתיר מהתצוגה את כל המשימות שעבורן הסמן מכיל "כן", או במילים אחרות: נשאיר בתצוגה רק את המשימות שעבורן הסמן מכיל "לא":

לוחצים על "אישור" (OK) ואחר כך על "החל" (Apply).

ונקבל:

השורות המיותרות מוסתרות ויש לנו עכשיו מבט ממוקד יותר על המשימות שיש לבצע עד אבן הדרך הקרובה.

נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage