טיפ 3: הצגת משימות "בעייתיות" בגנט

בטיפ מספר 1 למדנו להציג הפרש בין תאריכים בגנט. כדוגמא, יצרנו בגנט שדה, המחשב את מספר ימי העבודה שנותרו מהיום ועד לסיומה המתוכנן של כל משימה בגנט.

בטיפ מספר 2 ראינו שאפשר להוסיף עמודה של מחוונים ("רמזור"), המציגים לנו את המידע בדרך נוחה יותר.
הפעם נשתמש במידע שחישבנו בטיפ מספר 1, כדי לשנות את ההצגה של המשימה עצמה בגנט, במקרים שבהם היא מתאחרת.

לצורך זה נגדיר משימה מתאחרת כ"משימה שהיתה צריכה להסתיים לפני 5 ימי עבודה ומעלה, אך עדיין לא הושלמה".

שלב 1: בחירת שדה:

לשם כך נשתמש שוב בשדה בעל ערך מחושב. הפעם נשתמש בשדה מסוג סמן (flag). שדה מסוג סמן יכול להכיל רק את הערכים "כן" או "לא" (ברירת המחדל היא "לא").
נשנה את שם השדה שבחרנו ל-"Late":

מציבים את העכבר על אחת הכותרות בטבלה (למשל: Duration - משך) ולוחצים על המקש הימני שלו.
בוחרים "התאמה אישית של שדות" (Customize Fields).
בוחרים את סוג השדה "סמן" (Flag).
נבחר את השדה "סמן 1" (Flag1) ונשנה את שמו ל"Late"-בעזרת כפתור "שינויי שם" (Rename).

שלב 2: חישוב ערך לשדה:

הנוסחה עבור משימה מתאחרת תהיה:

( [Working Days Left] / 480 < -5) AND ( %completed < 100 )

הסבר:
Working Days Left הוא השדה שחישבנו בטיפ מספר 1, המכיל את משך הזמן שנותר עד לסיום המתוכנן של המשימה.
מסתבר שהוא ביחידות של דקות, ולכן יש לחלק אותו ב-480, כדי להגיע ליחידות של ימים (בהנחה שמוגדר בפרויקט שלנו שאורך יום עבודה הוא 8 שעות).
כאמור, משימה תחשב "מתאחרת" אם מספר הימים שנותרו קטן מ- (5-) והמשימה עדיין לא הסתיימה, כלומר אחוז הביצוע שלה קטן מ-100.

ב"התאמה אישית של שדות" (Customize Fields) בוחרים את Late ולוחצים על "נוסחה" (Formula).
נכניס את הנוסחה הנ"ל:

שלב 3: הגדרת תצוגת משימות מתאחרות:
עכשיו נגדיר שכל המשימות העונות לתנאי שהגדרנו בשדה Late, יוצגו בגנט ע"י מלבן אדום מלא:
נבחר בתפריט: עיצוב ← סגנון מייצגים (Format → Bar Styles)
בטופס שיתקבל נוסיף שורה עבור משימה מתאחרת:

נוסיף עוד שורה עבור סימון אחוז הביצוע במשימות אלה (אחרת הוא לא יוצג עבור משימות אלה):

ונקבל את הגנט:

אופס...

וטיפ אחרון ומאד חשוב:
אם אחרי יישום הפעולות הנ"ל חלק ניכר מן הגנט שלכם הפך אדום, רק בגלל שאתם "חייבים יום פה ויום שם", זאת אינדיקציה לבעיה אמיתית בפרויקט!

נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage