בלוג > מאמרים

שימוש מיטבי ב-Microsoft Project

תאור הסיבות הנפוצות לחריגות בפרוייקטי פיתוח בחברות קטנות ובינוניות, ניתוח הבעיה והצגת פתרון המותאם לצרכים הייחודיים של חברות אלו.

הסיטואציה מוכרת לכל מנהל פרוייקט בכל חברה. הזמן משלב הרעיון עד להשלמת הפרויקט קצר ומלאכת הניהול מרובה. תאריך היעד מתקרב, אבל סיום הפרויקט עדיין רחוק... והבעיות רק הולכות ונערמות: כבר מרגישים שהפיתוח אינו ממוקד ויעיל, אבל אין זמן לחקור את הבעיה לעומק. ברור שצריך לעשות סדר - אבל איך?

מאמר זה סוקר את הסיבות הנפוצות לחריגות בפרוייקטי פיתוח בחברות קטנות ובינוניות, מנתח את הבעיה ומציע פתרון המותאם לצרכים הייחודיים של חברות אלו.

הבעיה

למנהל פרוייקט ממוצע יש משימות ישירות רבות:

1. ניהול הפרוייקט עצמו: משימות, משאבים, לוחות זמנים, תקציבים.
2. ניהול מקצועי-טכני.
3. ניהול המשאב האנושי.
4. ניהול קשרים עם הלקוחות.
5. ניהול קבלני משנה.

ובנוסף משימות עקיפות לרוב:

1. ניהול מול עמיתים מקבוצות מקבילות - שיווק, ייצור, בדיקות וכו'.
2. קשר עם פרוייקטים המתנהלים במקביל.
3. השתתפות בפורומים ניהוליים בכירים.
4. תכנונים שנתיים/ארוכי טווח.

כל משימה כזאת דורשת הכשרה שונה ואף כלים שונים. לדוגמה, ניהול הפרויקט נעשה בעזרת Microsoft Project בעוד שניהול מקצועי נעשה בעזרת כלי תכנון, ניהול תצורה ומעקב אחר באגים, כמו סביבת Microsoft Visual Studio. במצב כזה, לא ניתן לצפות מכל מנהל שיכיר את כל התחומים וכל הכלים באותה מידה או שיספיק לנצל באופן מיטבי את היכולות הטמונות בכולם.

אצל מרבית מנהלי הפרויקטים נמצא שליטה טובה למדי בכלים ובמיומנויות הדרושות לניהול ההיבט המקצועי-טכני של הפרוייקט הספציפי שלהם. מצד שני, בלחץ הפרויקט נוטים רבים מהם להזניח את האספקטים של ניהול הפרויקט, לטובת האספקטים הטכניים יותר. בפועל, נמצא כי עקב קוצר הזמן וריבוי המשימות, המנהלים אמנם משתמשים ב-Microsoft Project, אבל מפיקים ממנו רק חלק קטן מיכולתו האמיתית.

התוצאה היא שלכאורה הכל בסדר - יש מנהל ויש לו תוכנית עבודה - אבל למעשה התוכנית אינה שלמה ואינה מייצגת את המצב האמיתי.

סיבות שכיחות לחריגות בפרויקטים בחברות קטנות ובינוניות:

1. ההנחה ש"אנחנו קטנים מדי לניהול פרויקטים".
2. המומחה הטכני מופקד על ניהול הפרויקט.
3. לא מוגדרות מטרות ברורות, לטווח הקצר והארוך.
4. לא לוקחים בחשבון חלק מן הפעילויות, המשאבים וזמינותם.
5. לא נלקחת בחשבון השפעתם של אילוצים חיצוניים.
6. הגדרת הדרישות אינה מערבת לקוחות ומשתמשים פוטנציאליים.
7. הזנחת פעילות הבדיקות (מקוצר זמן בסוף הפרויקט).
8. שינויים משמעותיים ותכופים בהגדרת המוצר, לא כולם הכרחיים.
9. לוחות הזמנים מתעדכנים רק לעתים רחוקות.
10. מהפכים גורמים לעצירת הפיתוח וזניחת הלו"ז.
11. חוסר תאום בין פרויקטים / קבוצות.
12. חוסר visibilityי.
13. המשמעויות השיווקיות אינן מוכרות לכל העובדים.
14. אין (מספיק) ניהול סיכונים.

פתרונות נפוצים:

שימוש נכון ב-Microsoft Project ישפר את מצב הפרויקט, בכל אחד מן האספקטים הנ"ל.

הפתרון המקובל הוא להפריד בין התפקידים, כך שאנשים שונים ימלאו פונקציות שונות. בדרך כלל ההפרדה היא בין הניהול המקצועי-טכני לבין ניהול הפרוייקט - משימות, משאבים, לוחות זמנים, תקציבים.
הדבר יכול להיעשות במספר דרכים:

• הוספת פונקציה של מנהל תוכניות.
• העסקת מומחים מיוחדים ל-Microsoft Project שיתפעלו את הכלי לפי הנחיית מנהל הפרוייקט.
• שכירת שירותים אלו מחברות המתמחות ממתן שירותים כאלו.

פתרונות אלו מתאימים יותר לחברות גדולות היכולות להרשות לעצמן את ההוצאה על כ"א נוסף, שכן בדרך כלל התוספת מתחלקת על מספר פרוייקטים כך שהתקורה פר פרוייקט היא קטנה.

אבל מה יעשו חברות קטנות ובינוניות שאינן יכולות להרשות לעצמן הוצאה בסדר גודל כזה?

הפתרון לחברות קטנות ובינוניות:

הפתרון המוצע הוא שימוש ממוקד, בנקודות זמן מובחנות היטב, במומחים לניהול פרוייקטים. התכונות הנדרשות ממומחה כזה:

• ניסיון מעשי בניהול מגוון של פרוייקטים.
• ניסיון מעשי בשימוש נרחב ב-Microsoft Project.
• התמחות במתן פתרונות מהירים וממוקדים.

נקודות הזמן בהן מומלץ לבצע שיפור ממוקד הן:

• התנעת הפרוייקט.
• כאשר מתבצע שינוי משמעותי.
• כאשר מתגלה קושי משמעותי.

במידת הצורך, ניתן להיעזר במומחה לצורך מעקב שבועי שוטף.
מניסיוננו עולה כי מומחה כזה יכול להביא לשיפור משמעותי בדרך ניהול הפרוייקט תוך ימים ספורים, בכל נקודת זמן כזאת.

בדרך זו גם חברות קטנות יכולות להפריד, לפחות חלקית, בין המשימות השונות וליהנות משיפור משמעותי בביצועי הפרוייקט, ללא הגדלת כוח האדם ותוך השקעה כספית מינימלית, בסיוע Microsoft Project. גם חברות הסובלות מחוסר בכוח אדם בתחום ניהול הפרוייקטים, עקב קיצוצים, ימצאו תועלת רבה בגישה זאת.


נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage