בארגונים רבים אליהם אני מגיעה אני מוצאת פרויקטים המתבצעים בעזרת כלים לניהול משימות בלבד (Excel, JIRA, TFS, Monday ודומיהם). מצב זה נראה להם הגיוני, כנראה בגלל שמאמינים במיתוסים עליהם כבר כתבתי בעבר ולפיהם "הטבלה מייצגת את מצב הפרויקט" או "לעובדים מספיקה רשימת משימות".


הסתבר לי לאורך השנים, שבניגוד למה שחושבים, למרות שזה אפשרי, מרבית האנשים לא יודעים איך לבנות גנט אפקטיבי בזמן קצר וגם לא איך לעדכן אותו בזמן קצר (ולכן לא מעדכנים אותו באופן שוטף). לכן, או שאין להם גנטים (עם או בלי גיבוי מתאוריה שמסבירה למה כביכול הם לא נדרשים) או שיש להם תרשים Gantt שהשקיעו בו הרבה זמן, אבל לא הפיקו ממנו הרבה תועלת, כי המידע שבו נמצא תמיד בפער משמעותי מן המציאות.

מצד שני, קשה להתעלם מן הצורך בהבנת המשמעויות מבחינת תאריכי היעד. אם צוות הפרויקט בכל זאת מנסה להתעלם מצורך זה, המנהלים הבכירים יותר כבר יעמדו על קבלת תוכנית המציגה הערכות כאלה.

על מנת להתמודד עם קושי זה, רבים מן הכלים המנהלים משימות, יודעים גם להציג אותן בפורמט של גנט או לייצא את הנתונים לפורמט המתאים לתוכנות לניהול גנטים. במבט ראשון זה נראה טוב: גם לא צריך לעמול על בניה ותחזוקה של גנט, וגם יש גנט, שנוצר אוטומטית מתוך רשימת המשימות העדכנית. יש מה להראות להנהלה ואפשר להמשיך להימנע בעיסוק בלוחות הזמנים.

אז איפה הבעיה?

הגנט הנוצר מאד "חלש". הוא אמנם משקף גרפית את המידע כפי שהוא מופיע ברשימת המשימות בפורמט של Gantt, אבל זאת תוכנית לא ריאליסטית ולא יעילה. הסיבה העיקרית לכך היא שגם במקרים בהם תוסף הגנט יודע להציג הקצאות יתר וחסר, הוא אינו יודע לבצע חישובי אופטימיזציה אוטומטיים לפי עדיפויות (full resource leveling) ולכן התוצאה היא יותר ציור ופחות תוכנית...

אם תייצאו את הנתונים לכלי גנט שבו קיימת הפונקציונליות הזאת, תופתעו לראות בעזרתו שכמעט תמיד ניתן להשלים את העבודה בזמן משמעותית קצר יותר.

תוכנית כזאת גם תצביע מראש על הרבה יותר בעיות ועיכובים צפויים. זה ייתן זמן לתכנן פתרונות וליישמם, תוך צמצום הפגיעה בפרויקט.

כאשר אנחנו מסתפקים בתוכנית שהתקבלה אוטומטית מן הכלי לניהול משימות, אנחנו עובדים לפי תוכנית הרבה פחות טובה, שתביא תוצאות הרבה פחות טובות. אם נבצע עליה אופטימיזציה, העדכון הבא של רשימת המשימות "ידרוך" על השיפורים שהכנסנו. במקרים של עדכון דו כיווני בין התוכנה לניהול משימות לבין התוכנה לניהול הגנטים, חשוב לבדוק ולוודא שכל המידע הנדרש עובר במלואו מן הגנט המשופר לכלי לניהול המשימות.


נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage

שאלות ותגובות למיתוס זה ניתן להעלות כאן