בלוג > טיפים למשתמשי MS-Project

טיפ 116: סוף השבוע בו תהיה המשימה מוכנה

בטיפ זה אראה איך אפשר לחשב אוטומטית את התאריך של סוף השבוע - יום שישי - בו צפויה המשימה להיות מוכנה. הכוונה היא לקחת את תאריך הסיום (Finish) הצפוי של המשימה ולחשב את התאריך של יום שישי באותו שבוע.

נוסיף לגנט עמודה בשם Friday, בה יופיע התאריך המבוקש.

שימושים אפשריים:

1. לאלו שעובדים בסבבים או ספרינטים שבועיים: לדעת באיזה סבב צפויה המשימה להסתיים.


2. לאלו שמדווחים לפי מספר שבוע העבודה שבו תסתיים המשימה, להבין בסוף איזה שבוע תהיה המשימה מוכנה (לצורך זה יכול אולי לסייע גם טיפ 92: הצגת מספר Work Week).

הנוסחה לחישוב:

1. ראשית נחשב את מספר היום בשבוע, בעזרת הפונקציה Weekday(date).
כפרמטר ניתן לפונקציה את תאריך הסיום של המשימה, הנמצא בשדה Finish.
הפונקציה מחזירה 1 עבור יום ראשון, 2 עבור יום שני וכו'.


2. נחסיר מתאריך הסיום את מספר היום בשבוע ונוסיף לתוצאה 6.
כך, אם למשל תאריך הסיום מתוכנן ליום רביעי, נחסר ממנו 4 (המספר של יום רביעי) ימים ונוסיף 6, כדי לקבל את התאריך של יום שישי.


3. לצורך החיסור נשתמש בפונקציה נוספת בשם DateAdd(interval, number, date).
• Interval - היחידות של המספר שנרצה להוסיף. "h" מייצג שעות, "d" - ימים, "ww" - שבועות, "m" - חודשים ו-"yyyy" - שנים.
• Number - מספר היחידות שיש להוסיף.
• Date - התאריך שאליו מוסיפים.


4. כך שהנוסחה שלנו תהיה:
DateAdd( "d", -Weekday([Finish])+6, [Finish] )

הוספה לגאנט:

1. מציבים את העכבר על אחת הכותרות בטבלה (למשל - Duration), לוחצים על המקש הימני שלו ובוחרים Custom Fields.


2. בוחרים את סוג השדה Date.





3. נבחר שדה פנוי מהרשימה ונלחץ על כפתור Rename. ניתן לשדה את השם Friday ונלחץ על OK.





4. נלחץ על Formula, נכניס את הנוסחה ונלחץ על OK.





5. נקבל הודעה המזהירה אותנו שהחישוב האוטומטי "ידרוך" על הערכים שהיו קודם לכן בשדה Friday ונלחץ על OK (בהנחה שקודם לא השתמשנו בשדה זה או שאנחנו כבר לא צריכים את הערכים שבו).





6. אם רוצים ש-Friday יחושב גם עבור משימות ה-Summary (ערסלים), בוחרים תחת Calculation for task and group summary rows את הערך Use formula.





7. לוחצים על OK, כדי לצאת מהטופס.


8. מוסיפים את העמודה Friday לטבלה: לוחצים עם המקש הימני של העכבר על כותרת העמודה שלשמאלה רוצים שהעמודה תיכנס, בוחרים Insert column ואחר כך בוחרים Friday.

עכשיו ניתן לראות בעמודה Friday את תאריך סוף השבוע שבו כל משימה מתוכננת להיות מוכנה:


על הערכים שבשדה Friday אפשר להפעיל פילטרים כמו: כל המשימות המתוכננות להסתיים בשבוע מסויים / עד שבוע מסויים / אחרי שבוע מסויים וכו'.



נכתב ע"י רונית סנה
IntelliManage