טיפ 37:בכמה אנו חורגים?

בטיפ 36 ראינו כיצד ניתן להציג על הגנט את הזמן שבו ניתן להאריך משימה מבלי לדחות את מועד הסיום של הפרויקט. הפעם נעסוק בכיוון ההפוך: כיצד להציג את הזמן החסר לנו, על מנת לסיים את הפרויקט בתאריך היעד שלו.

לעיתים קורה שאילוץ כלשהו בפרויקט גורם לחריגה בלוחות הזמנים, העומדת לגרום לאיחור.
ישנם מיקרים בהם ניתן לבצע אופטימיזציה על תכולת ומשאבי הפרויקט כדי להימנע מאיחור, אך ישנם מקרים בהם הדבר הוא בלתי אפשרי.

נראה דרך מהירה לזהות את החריגות שלנו בפרויקט. משך החריגה מחושב באופן אוטומטי ומופיע בשדה Total Slack (מרווח כולל).

בטיפ 36 התייחסנו למקרים בהם ה-Total Slack הוא חיובי, כלומר יש לנו עודף זמן ("spare") במשימה. הפעם נעסוק במקרים בהם ה-Total Slack הוא שלילי, כלומר חסר לנו זמן כדי לעמוד בתאריך היעד.

בדוגמא הבאה הפרויקט צפוי להסתיים ב-13/1, למרות שה-deadline שלו הוא ב-12/1:

לכן ה-Total Slack של משימה 6 הוא 1-, כלומר הפרויקט צפוי לאחר ביום אחד.
בעזרת עמודת Total Slack ניתן לראות גם שהחריגה של Task 21 או Task 22 ביום אחד היא הגורמת לדחיית סיום הפרויקט.

כדי להציג את החריגה של כל משימה על גבי הגנט:

מן התפריט הראשי מבצעים את סדרת הפעולות: Format → Bar Styles (עיצוב ← סגנון מייצגים).
בטופס שנפתח מוסיפים שורה חדשה אחרי השורה האחרונה ובה מכניסים את הערכים הבאים:

בעמודה Name (שם) כותבים Negative Slack (או טקסט אחר שיזכיר לנו למה משמשת הגדרה זאת).
בעמודה Show For Tasks (הצג עבור פעילויות) כותבים Normal (רגיל), כדי שהסימון שאנחנו מוסיפים לא יופיע עבור אבני דרך ומשימות ערסל.
בעמודה From (החל מ) בוחרים את השדה Late Finish (סיום מאוחר), המכיל את התאריך המאוחר ביותר בו ניתן לסיים את הפעילות מבלי לעכב את סיום הפרוייקט.
בעמודה To (עד) בוחרים את השדה Finish (סיום).
בחלק התחתון האמצעי של הטופס בוחרים את הצורה והצבע של הסימון שאנחנו מוסיפים.

לוחצים על הכפתור OK (אישור).

נקבל:

כעת ניתן לראות חריגה של יום אחד ב-Task 21 או Task 22, שתגרום לאיחור בתאריך הסיום הפרויקט יחסית ל-deadline (תאריך יעד) שלו.

נרחיב את הדוגמא עבור פרויקט מורכב יותר, או כזה המכיל כמה אבני דרך, שאנחנו רוצים לראות את המרווח יחסית אליהן.

למשל, בתרשים הגנט הבא מנוהלים שני פרויקטים נפרדים באותו קובץ:

מאחר והמשימה האחרונה בקובץ מסתיימת ב-21/1, ה-Project מתייחס לתאריך זה כאל תאריך סוף הפרויקט ומחשב את ה-slack של כל המשימות יחסית אליו, כך שאין לנו מרווח שלילי. נרצה שעבור המשימות של כל פרויקט יחושב ה-slack (חיובי או שלילי) יחסית לתאריך היעד של סיום אותו פרויקט.

לשם כך נוסיף לאבן הדרך של סיום הפרויקט (משימה 6) תאריך יעד, ואז ה-Slack יחושב יחסית אליו:

לחיצה כפולה על שורת משימה 6 תפתח את הטופס Task Information (מידע אודות פעילות).
בוחרים את ה-tab בשם Advanced (מתקדם).
בשדה Deadline (תאריך יעד) נבחר את תאריך היעד שעד אליו נרצה שיחושב ה-total slack של המשימות בפרויקט Project 1 (למשל 11/1).

באותו אופן נוסיף את ה-19/1 כתאריך היעד של הפרויקט Project 2, ונקבל:

שני הפרויקטים מאחרים, כלומר באבני הדרך של סיום כל אחד מהם שדה ה-Finish (סיום) מאוחר מתאריך ה-Deadline (תאריך יעד). הסימון החדש שהוספנו מראה לנו:
- שבפרויקט הראשון קיימת חריגה של 3 ימים הנובעת מאיחור ב-Task 21 ו/או Task 22.
- שהפרויקט השני עומד לאחר ב-2 ימים, בגלל מרווח שלילי ב-Task 30 ו/או Task 32.

נכתב ע"י אבשלום ביטון
IntelliManage